Praktik terbaik manajemen kontrak merekomendasikan audit kepatuhan kontrak secara berkala. Namun, tidak seperti audit laporan keuangan, yang biasanya terjadi setiap tahun, ulasan kontrak terjadi lebih sering. Misalnya, jadwal audit untuk kontrak teknik dan konstruksi sering kali mencakup audit pembayaran bulanan, serta audit triwulanan, semi-tahunan, atau tahunan untuk proyek yang lebih panjang. Memahami sepenuhnya prosedur audit kepatuhan meningkatkan kemungkinan Anda akan menemukan kesalahan yang jika tidak dilakukan dapat menyebabkan pemborosan pengeluaran dan pembengkakan biaya.
Menetapkan Tujuan Audit
Di mana peninjauan terjadi dalam siklus hidup kontrak akan menentukan tujuan audit. Audit kontrol - audit yang berlangsung pada awal siklus hidup kontrak - biasanya berfokus pada evaluasi proses dan kontrol internal kontraktor. Tujuannya adalah untuk meningkatkan komunikasi dan mengidentifikasi serta memperlancar proses yang berisiko untuk pengeluaran berlebihan. Audit pemulihan - audit yang dilakukan setiap bulan atau sebelum pembayaran kontrak akhir telah jatuh tempo - mencari perbedaan penagihan, seperti biaya tidak valid, berlebihan, dan duplikat. Tujuannya adalah untuk mencegah kesalahan penagihan dan memulihkan kelebihan pembayaran.
Merakit Tim Audit
Dalam menentukan ukuran dan komposisi tim audit, lihat ukuran dan kompleksitas kontrak. Minimal, tim audit kontrol dan pemulihan harus mencakup manajer kontrak, perwakilan dari departemen akuntansi, dan pihak ketiga yang netral. Namun, kontrak besar atau kompleks mungkin memerlukan anggota tim tambahan yang terbiasa dengan manajemen kontrak dan prosedur audit. Jika audit mengungkap kegiatan penipuan, mungkin perlu membawa akuntan forensik berpengalaman atau penyelidik penipuan.
Kontrol Prosedur Audit
Audit kontrol terutama memperhatikan prosedur penagihan dan pembayaran dan kontrol preventif. Prosedur termasuk tinjauan intensif kontrak dan kontraktor serta prosedur penagihan dan pembayaran data pembayaran hutang. Tinjauan ini mencari kontrol internal yang memadai seperti pemisahan tugas, sistem otorisasi dan keamanan informasi. Pengujian dapat mencakup pembuatan, pemrosesan, dan pembayaran faktur sampel, sering kali menyebabkan kesalahan yang disengaja untuk melihat apakah kontrol yang ada efektif.
Prosedur Audit Pemulihan
Audit pemulihan bulanan merekonsiliasi laporan biaya pekerjaan terakhir kontraktor dengan jumlah yang ditagih selama periode berjalan. Auditor mulai dengan meninjau laporan biaya pekerjaan dan membandingkannya dengan tagihan dan ketentuan pembayaran kontrak. Berdasarkan adanya bendera merah, auditor dapat memilih dan menguji hanya beberapa atau banyak sampel transaksi untuk berbagai jenis biaya seperti tenaga kerja, bahan, administrasi dan biaya overhead. Tes transaksi biasanya terdiri dari perhitungan ulang dan pembuatan jalur audit. Menurut KPMG, sebuah perusahaan jasa audit, pajak dan penasihat, auditor mencari perbedaan seperti lembur yang signifikan, reklasifikasi biaya, akrual biaya, deskripsi biaya yang tidak biasa atau tidak ada, jumlah dolar yang besar atau tidak biasa, biaya yang dikeluarkan sebelum kontrak dimulai dan overhead kantor rumah biaya.
Buat Laporan Tindak Lanjut
Setelah audit, tim menyiapkan dan menyerahkan laporan akhir kepada pemilik bisnis dan kontraktor, biasanya dalam pertemuan tatap muka. Meskipun temuan menentukan berapa banyak informasi yang terkandung dalam laporan, fokusnya adalah pada mengidentifikasi, menjelaskan, dan memberikan rekomendasi untuk memperbaiki perbedaan atau prosedur yang tidak efisien. Auditor juga menyatakan tujuan, serta menjelaskan ulasan kontrak dan prosedur pengujian audit.
