Cara Mengaudit Pemasok

Pemasok yang berkualitas adalah bagian penting dari suatu organisasi karena mereka menyediakan barang dan jasa yang Anda gunakan untuk melayani pelanggan Anda. Praktik bisnis pemasok memiliki dampak langsung pada organisasi Anda. Jika Anda memiliki pemasok yang tidak dapat mengirimkan produk Anda tepat waktu, itu secara langsung memengaruhi pendapatan Anda. Mengaudit pemasok adalah bagian penting dari sistem manajemen mutu. Anda dapat memutuskan untuk mengaudit pemasok baru karena Anda mempertimbangkan menggunakannya untuk kebutuhan bisnis Anda, atau Anda dapat memutuskan untuk mengaudit pemasok saat ini karena insiden yang terjadi di masa lalu.

Hubungi pemasok Anda untuk menjadwalkan waktu untuk melakukan audit. Perhatikan respons pemasok Anda, terutama apakah mereka mau menerima Anda melakukan audit atau tidak. Mempertimbangkan waktu pemasok Anda dan mencoba menjadwalkan waktu audit yang menguntungkan kedua belah pihak.

Kembangkan rencana audit Anda dan tinjau riwayat kualitas pemasok Anda. Rencana audit Anda ditentukan oleh alasan Anda untuk melakukan audit. Misalnya, jika Anda pernah mengalami beberapa masalah produksi dengan pemasok Anda, maka Anda harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengaudit area produksi.

Tiba ke fasilitas pemasok Anda tepat waktu. Penting untuk menjaga jadwal waktu pemasok Anda dalam pertimbangan. Jika mungkin, cobalah untuk tidak menjadwal ulang audit Anda karena itu membuat perusahaan Anda tampak tidak profesional.

Perhatikan tempat parkir, area tempat sampah dan area kantor depan untuk melihat apakah mereka rapi. Perhatikan jika Anda disambut dengan cara yang profesional dan sopan. Semua hal ini adalah cerminan dari prinsip-prinsip tim manajemen pemasok.

Ikuti tur ke berbagai fasilitas. Cari cacat peralatan atau masalah keselamatan apa pun. Tanyakan tentang berapa banyak pekerja sementara dan berapa banyak karyawan yang bekerja di fasilitas tersebut. Audit kebijakan pengiriman pemasok, dan amati proses produksi dan perakitannya. Dokumentasikan sikap manajer saat Anda berkeliling di fasilitas dan melakukan audit Anda.

Lihatlah faktur pemasok dan kontrak penetapan harga yang ada untuk memastikan bahwa pemasok menagih Anda secara akurat. Cari perbedaan apa pun dalam penetapan harga, seperti biaya tidak akurat dan perubahan harga yang dibuat sebelum waktu yang dijadwalkan. Berkolaborasi dengan departemen hutang Anda untuk mencari inkonsistensi dalam faktur pemasok, termasuk biaya lain-lain yang tidak dapat dijelaskan dan biaya pengiriman dan transportasi yang tidak akurat.

Verifikasi persyaratan bisnis pemasok baru. Setelah beberapa bulan menggunakan pemasok baru, Anda harus meninjau kumpulan sampel faktur baris demi baris dan kontrak bisnis untuk melihat apakah persyaratannya cocok. Jika Anda menemukan perbedaan yang membuktikan bahwa Anda ditagih berlebihan, Anda harus menghubungi pemasok untuk meminta pengembalian uang.

Catat hal-hal yang Anda amati dengan baik. Ini akan membantu Anda ketika saatnya untuk menulis evaluasi Anda dan menyampaikannya kepada manajemen. Tambahkan sebanyak mungkin detail ke catatan Anda sehingga Anda dapat secara efektif mengatasi masalah apa pun.

Tulis evaluasi Anda. Masukkan dalam evaluasi Anda setiap rekomendasi dan dukung mereka dengan bukti. Misalnya, jika Anda direkomendasikan peralatan baru, dokumentasikan peralatan rusak yang Anda perhatikan saat melakukan audit. Berikan evaluasi kepada pemasok dan diskusikan keprihatinan apa pun yang dimiliki pemasok Anda.