Bisnis menyelenggarakan seminar untuk melatih atau menyajikan informasi kepada karyawan, pelanggan, investor, dan mitra bisnis. Penyelenggara menggunakan berbagai kegiatan presentasi, termasuk kuliah, presentasi utama, sesi tanya jawab, roundtable, sesi breakout, video dan tayangan slide, untuk melibatkan audiens dan mencapai tujuan mereka.
Tujuan Seminar
Tujuan seminar menentukan pilihan kegiatan presentasi. Dalam seminar pelatihan, misalnya, presenter mungkin ingin mengembangkan pengetahuan atau pemahaman tentang suatu topik. Kuliah yang didukung oleh slide atau video dan sesi breakout atau tanya jawab akan menjadi kegiatan yang sesuai. Jika tujuannya adalah untuk mengembangkan keterampilan, presenter juga harus menyertakan demonstrasi. Sebuah seminar untuk mengomunikasikan informasi penting, seperti pengumuman produk baru, hasil keuangan atau merger, harus mencakup presentasi keynote, diskusi meja bundar dan sesi tanya jawab.
Presentasi Kuliah dan Keynote
Kegiatan presentasi yang paling dasar adalah ceramah atau ceramah oleh pakar subjek. Jika ada sejumlah penyaji dalam sebuah seminar, beberapa mungkin memberikan presentasi utama. Keynotes adalah presentasi yang mencakup topik paling penting dan umumnya diberikan oleh eksekutif senior atau tokoh industri terkemuka. Sementara kuliah dan ceramah memberikan informasi, mereka adalah bentuk komunikasi satu arah dan mengandalkan pembicara yang kompeten untuk menarik perhatian audiens.
Bahan Pendukung Pembicara
Slide, video dan alat bantu visual lainnya, seperti flip chart dan diagram, membantu presenter menjelaskan konsep yang kompleks atau membuat data lebih jelas. Slide harus sederhana dan tidak berantakan sehingga audiens mendengarkan presenter, daripada membaca informasi di layar. Apple Corporation merekomendasikan untuk memasukkan video pendek ke dalam presentasi yang lebih panjang untuk mempertahankan perhatian audiens.
Sesi Breakout
Memperkenalkan sesi breakout meningkatkan keterlibatan audiens dalam seminar, membantu memperkuat konten presentasi dan memberikan panitia umpan balik langsung pada sesi seminar. Kelompok-kelompok kecil bertemu di area yang terpisah, di dalam atau di luar ruang seminar utama. Mereka membahas konten presentasi dan melaporkan pandangan mereka kepada seluruh hadirin. Sebuah perusahaan yang menghadirkan produk baru kepada tenaga penjualannya, misalnya, mungkin meminta tenaga penjualan untuk membahas dan mengusulkan cara untuk menyajikan produk kepada pelanggan selama sesi pelarian.
Meja Bundar dan Sesi Tanya Jawab
Mengorganisir sesi meja bundar selama seminar memberikan kesempatan kepada audiens untuk mendengar pandangan para pakar yang berbeda yang membahas topik penting. Idealnya, para peserta harus berasal dari latar belakang yang berbeda atau memiliki pandangan yang berlawanan untuk memberikan audiensi perspektif yang seimbang. Memperkenalkan sesi tanya jawab memungkinkan audiens untuk mengetahui lebih banyak tentang suatu topik dari sudut pandang mereka sendiri. Panitia dapat mengundang pertanyaan dari lantai setelah setiap sesi seminar atau meminta audiens untuk memberikan pertanyaan sebelum seminar, dengan penyaji menjawab selama satu sesi. Pendekatan pertama membantu untuk membangun dialog antara audiens dan presenter tetapi dapat menyebabkan masalah dengan waktu seminar jika sesi tanya jawab overrun.
