Komunikasi bisnis formal ada di kop surat perusahaan dan biasanya berisi tanda tangan penulis di bawah salam penutup. Format untuk jenis komunikasi bisnis ini sangat mudah; namun, surat yang memerlukan tanda tangan lebih dari satu orang harus disusun dan diformat dengan cara yang sedikit berbeda untuk menjelaskan mengapa surat itu berisi banyak tanda tangan dan menyediakan ruang untuk lebih dari satu tanda tangan.
Format Blok Tradisional
Korespondensi bisnis harus dalam format blok tradisional, artinya tanggalnya adalah dua ruang baris di bawah kop surat; nama penerima dan alamat surat adalah dua ruang baris di bawah tanggal; baris subjek adalah dua ruang baris di bawah informasi penerima dan akhirnya, dua ruang baris di bawah baris subjek adalah salam. Salam yang dapat diterima untuk korespondensi bisnis formal adalah "Dear Ms. Smith," "Dear Mr. Jones," "Tuan-tuan," atau sederhananya, "Salam." Contoh terakhir berguna ketika surat Anda ditujukan untuk beberapa orang yang dialamatkan dalam jenis kelamin campuran. Format blok tradisional berarti paragraf tidak menjorok dengan setiap baris rata dengan margin kiri.
Alasan Banyak Tanda Tangan
Sementara orang yang Anda kirimi korespondensi Anda mungkin sudah tahu mengapa ada banyak penandatangan, lebih baik untuk secara singkat mengulangi alasan di dalam tubuh surat Anda. Contoh, di mana surat mungkin memerlukan beberapa tanda tangan, termasuk mengkomunikasikan tindakan yang memerlukan otorisasi dari lebih dari satu orang atau mengekspresikan pandangan kolektif beberapa orang yang mendukung pesan yang disampaikan surat Anda. Misalnya, Anda dapat menulis, "Atas nama tim kepemimpinan eksekutif Perusahaan ABC, surat ini menetapkan konsensus yang kami capai setelah membahas permintaan tertulis Anda untuk mempekerjakan staf sumber daya manusia tambahan." Di paragraf pertama surat itu, sebutkan alasan komunikasi Anda, dan alasan mengapa surat itu berisi banyak tanda tangan. Paragraf surat Anda berikut ini, tentu saja, rata dengan margin kiri.
Salam Penutupan dan Blok Tangan
Salam penutup haruslah yang sesuai untuk surat bisnis formal, seperti "Sangat milikmu," "Dengan Hormat," atau "Salam." Salam penutup dimulai dua ruang baris di bawah paragraf terakhir.
Jika Anda hanya memiliki dua penandatangan, lompati empat spasi garis yang merupakan ruang yang cukup untuk tanda tangan tertulis, dan ketik nama penandatangan pertama rata dengan margin kiri. Pada baris di bawah nama penandatangan, ketikkan posisi atau judulnya. Lewati empat spasi baris lain untuk nama dan posisi atau judul penandatangan kedua. Nama dan gelar orang yang berperingkat lebih tinggi dalam organisasi harus menjadi blok tanda tangan pertama.
Jika Anda memiliki tiga penandatangan, lewati empat spasi baris dan ketik Nama Signer 1 rata dengan margin kiri. Tab dan ketik nama Signer 2; tab lagi dan ketik nama Signer 3. Lewati satu ruang baris dan ketik posisi atau judul Signer 1, tab over dan lakukan hal yang sama untuk Signer 2 dan Signer 3 sehingga judul mereka langsung di bawah nama yang diketikkan.
Untuk empat penandatangan, lewati empat ruang baris dan ketik nama Signer 1 rata dengan margin kiri. Tab ke tengah halaman dan ketik nama Signer 2; lewati ke baris berikutnya dan ketikkan posisi atau judul Signer 1 dan Signer 2 langsung di bawah nama mereka. Lewati empat ruang baris lain dan ulangi format untuk Signer 3 dan Signer 4.
Sirkulasikan Draft Anda
Karena Anda menulis surat atas nama lebih dari satu orang, merupakan praktik yang baik untuk mengedarkan konsep sebelum Anda meminta tanda tangan mereka. Beri tahu mereka bahwa Anda menerima masukan mereka dan mengirim konsep melalui email atau dengan mengunjungi setiap orang secara terpisah. Ketika semua orang menyetujui konten dan pengiriman pesan surat itu, siapkan versi finalnya dan biarkan semua orang tahu bahwa Anda akan secara pribadi membagikannya untuk tanda tangan mereka.
