Email telah menjadi metode komunikasi standar untuk bisnis dan mereka yang berkomunikasi dengan bisnis. Yang mengatakan, ada kalanya surat bisnis profesional tradisional diperlukan. Ini mungkin untuk mencari pekerjaan, proposal bisnis atau bahkan alasan hukum. Format surat dengan benar untuk peluang terbaik mendapatkan hasil. Gaya bisnis saat ini menggunakan huruf "blok format" untuk bisnis daripada "gaya indentasi" yang digunakan untuk huruf yang kurang formal.
Buat Kop Surat
Kop surat memberikan informasi Anda termasuk nama Anda, nama bisnis (jika berlaku), alamat, dan informasi kontak terkait lainnya seperti nomor telepon, faks, dan email. Sebagian besar program pengolah kata komputer membuka bagian "header" dengan mengklik dua kali pada inci atas halaman file kosong. Dalam gaya blok, tidak ada lekukan atau pemusatan informasi. Ini hanyalah blok informasi sepanjang margin kiri. Header ini hanya digunakan di halaman pertama.
Jika Anda tidak dapat membuat kop surat di bagian header, Anda memiliki dua opsi. Pindahkan kop surat ke badan utama sebagai blok pertama atau tempatkan tanggal terlebih dahulu dengan informasi kontak Anda antara tanggal dan informasi penerima.
Tanggal, Alamat, dan Salam
Tanggal, alamat, dan salam adalah tiga blok pertama di bagian halaman surat utama. Pastikan Anda tidak berada di bagian tajuk dengan mengklik pada halaman utama. Baris pertama adalah tanggal yang diformat dengan mengeja bulan dengan hari dan tahun berikutnya, misalnya, 10 Mei 2017.
Pertahankan garis kosong antara tanggal dan blok alamat penerima. Sertakan "Mr.", "Ms." atau "Ny." mana yang berlaku. Gunakan alamat lengkap dan informasi kontak, letakkan informasi jalan di satu jalur dan kota, sebutkan di sebelah. Lewati satu baris untuk salam yang diikuti oleh tanda titik dua, misalnya "Dear Ms. Smith:".
Memformat Tubuh Surat
Di antara alamat dan salam, atau setelah salam, Anda dapat menyertakan referensi untuk surat yang merangkum topik, seperti "RE: Posisi Supervisor." Lanjutkan kemudian untuk menulis isi surat. Gunakan font konservatif 10 atau 12 poin seperti Times New Roman, Cambria atau Arial. Paragraf tidak berlekuk, diposisikan di margin kiri dan dipisahkan oleh satu ruang baris. Margin harus satu inci di semua sisi dokumen.
Pindah ke Halaman Kedua
Masukkan informasi kontak kop surat hanya pada halaman pertama surat itu. Seperti yang sudah disebutkan, halaman pertama adalah satu-satunya tempat yang harus memiliki kop surat dengan nama dan alamat lengkap pengirim. Header halaman kedua harus menyatakan nomor halaman terpusat. Anda juga dapat menyertakan penerima surat pada margin kiri, dan tanggal pada margin kanan, yang membantu pembaca mengidentifikasi dokumen jika kedua halaman dipisahkan.
Menutup Surat
Surat ditutup dengan blok tanda tangan. Tutup surat pada halaman kedua dengan menggunakan tutup yang netral namun bersahabat seperti "Hormat," atau "Salam,". Penutupan diikuti oleh koma, empat spasi dan nama Anda. Sertakan judul Anda jika ada, dengan nama Anda. Tanda tangani surat dengan tinta biru atau hitam di tempat di atas nama Anda.
Jika Anda memasukkan sesuatu dengan surat seperti resume atau proposal, Anda akan ingin mencatat bahwa ada "lampiran" dua baris di bawah nama Anda.
