Jika Anda membeli barang atau jasa dari vendor, Anda mungkin memiliki kepentingan dalam transaksi bulanan Anda dengan bisnis-bisnis tersebut. Hal yang sama berlaku untuk setiap pelanggan yang membeli barang atau jasa dari Anda sebagai pemilik bisnis. Untuk memberikan akunting terperinci tentang aktivitas bulanan pelanggan atau klien, banyak bisnis menawarkan laporan akun. Meskipun beberapa bisnis masih mengirimkannya, mereka juga dapat disediakan melalui email atau portal web. Dokumen ini berfungsi sebagai rasa hormat, membantu pelanggan Anda menyeimbangkan buku mereka sendiri.
Kiat
-
Pernyataan akun adalah dokumen yang menunjukkan kepada pelanggan akuntansi dari setiap transaksi dalam siklus penagihan tertentu.
Apa itu Pernyataan Akun?
Pernyataan akun memberikan daftar transaksi pelanggan untuk jangka waktu yang ditentukan. Mirip dengan laporan bank yang Anda terima untuk transaksi keuangan Anda sendiri, laporan akun bisnis merinci tanggal mulai dan berakhir, saldo awal, saldo akhir dan semua debit dan kredit yang terjadi di antara kedua tanggal tersebut.
Secara umum, bisnis hanya mengirim pernyataan akun kepada pelanggan yang memiliki akun dan telah menandatangani perjanjian yang sesuai. Bergantung pada preferensi pribadi Anda, Anda dapat memutuskan untuk hanya mengirim laporan akun kepada mereka yang memiliki aktivitas di bulan tertentu. Ini sangat bermanfaat jika Anda memiliki beberapa pelanggan yang tidak membeli dari Anda setiap bulan. Ini akan menghemat biaya tambahan pengiriman laporan dengan saldo nol.
Memformat Pernyataan Akun
Jika Anda tidak pernah membuat pernyataan akun, Anda mungkin tidak tahu cara memformatnya. Berita baiknya adalah ada banyak template yang tersedia untuk membantu Anda, termasuk beberapa di Microsoft Word. Itu hanya perlu memiliki kata-kata "pernyataan akun" di bagian atas dan termasuk nama dan alamat pelanggan di bawah "ke" dan nama dan alamat Anda di bawah "dari." Anda kemudian akan merinci setiap transaksi yang terjadi selama bulan tersebut, termasuk semua pembelian dan kredit dan menjaga saldo berjalan di kolom paling kanan saat Anda pergi. Di bagian bawah, harus ada jumlah total yang tercantum serta instruksi tentang cara membayar.
Jika pelanggan Anda secara otomatis ditagih, pastikan untuk menjernihkan pernyataan ini. Ini hanya pernyataan informasi. Pelanggan Anda mungkin berurusan dengan setumpuk faktur dan pernyataan dan tidak punya waktu untuk memilah-milah catatan mereka sendiri untuk menentukan apakah mereka sudah membayar atau belum. Jika Anda harus melampirkan tagihan ke bagian bawah untuk menghindari pencetakan laporan terpisah untuk mereka yang melakukan pembayaran otomatis, pastikan Anda mencatat pada tagihan itu bahwa pembayaran akan didebit untuk menghindari pembayaran ganda.
Apa itu Pernyataan Bank dan Tujuannya?
Ketika bisnis mengeluarkan laporan akun, mereka sering melakukannya untuk kenyamanan pelanggan meskipun biayanya ekstra, terutama jika Anda mengirimnya melalui surat pos. Efisiensi biaya dari kesopanan jenis ini mungkin dipertanyakan kecuali Anda dapat mengikatnya kembali secara langsung ke peningkatan pelanggan yang membayar tagihan tepat waktu. Jika mereka terus menerima pemberitahuan tentang transaksi mereka bersama dengan tagihan yang membuatnya mudah untuk membayar, mereka mungkin benar-benar mengirimkan pembayaran daripada menetapkannya ke samping sampai mereka dapat memeriksa apa yang telah mereka beli pada bulan sebelumnya.
Di sisi pelanggan, tujuan dari pernyataan akun adalah untuk memudahkan pembukuan. Pelanggan Anda kemungkinan memiliki aliran faktur yang masuk setiap bulan, yang berarti milik Anda adalah salah satu dari banyak. Informasi yang Anda berikan dapat dengan mudah dibandingkan dengan buku mereka sendiri. Seiring berjalannya tahun, mereka dapat melihat data historis yang terkait dengan bisnis yang mereka lakukan dengan Anda dan menggunakan informasi tersebut untuk menetapkan prediksi anggaran di masa depan.
Pernyataan Contoh Akun
Contoh terbaik dari pernyataan akun adalah laporan bank yang Anda dapatkan setiap bulan. Anda akan mendapatkan ini untuk semua akun Anda, termasuk akun perbankan pribadi Anda, akun investasi apa pun yang Anda miliki, kartu kredit Anda dan akun keuangan bisnis Anda sendiri. Biasanya memiliki tanggal mulai hingga akhir, saldo awal, saldo akhir dan log semua transaksi yang terjadi selama jangka waktu tersebut.
Seperti halnya pernyataan akun bisnis Anda, pernyataan bank dapat datang melalui surat pos dalam bentuk berbasis kertas atau dilihat secara online. Jika terkait dengan kartu kredit Anda, kemungkinan Anda akan melihat faktur di bagian bawah laporan akun yang mencakup jumlah yang harus Anda bayar dan tanggal jatuh tempo. Tidak seperti laporan rekening, laporan bank Anda dapat datang bahkan jika Anda tidak memiliki transaksi untuk bulan itu.
Tujuan dari Pernyataan Bank
Tujuan dari pernyataan bank adalah transparansi. Pelanggan ingin melihat semua transaksi yang dicatat di akun mereka sepanjang tahun. Sebelum perbankan online, pelanggan melacak transaksi mereka dalam daftar periksa dan merekonsiliasi jumlah ketika laporan bulanan datang melalui pos. Jika mereka lupa mencatat transaksi, mereka akan melihatnya di pernyataan dan dapat memperbaiki kesalahan dengan cepat. Demikian pula, bisnis juga melacak transaksi keuangan mereka dalam buku besar berbasis kertas dan memeriksa ulang jumlahnya dengan laporan bulanan.
Teknologi telah mengubah semua itu. Sekarang bisnis dan individu dapat masuk sepanjang waktu dan melihat informasi terbaru tentang transaksi. Tidak perlu menjaga penghitungan berjalan, tetapi jika mereka benar-benar ingin tetap up to date, mereka dapat mengatur akun mereka untuk mengingatkan mereka setiap kali transaksi baru muncul. Untuk bisnis, perangkat lunak akuntansi dan pembukuan memudahkan untuk mempertahankan ikhtisar konstan dari semua pengeluaran bisnis.
Apa Perbedaan Antara Faktur dan Penagihan?
Karena laporan akun dapat menyertakan tagihan di bagian bawah, dapat dengan mudah dikacaukan dengan faktur atau tagihan. Anda mungkin memperhatikan bahwa tagihan kabel bulanan Anda, misalnya, memiliki informasi tentang berbagai biaya sambil juga menyertakan slip sobek di bagian bawah untuk Anda mengirimkan pembayaran jika Anda tidak membayar secara elektronik. Ini adalah tagihan, bukan laporan akun karena tidak merinci setiap transaksi yang terjadi di akun Anda selama periode laporan.
Namun, perbedaan antara faktur dan tagihan bisa menjadi lebih halus. Istilah ini sering digunakan secara bergantian, tetapi perbedaannya adalah cara penerima merujuknya.Sebuah bisnis sering meminta faktur, yang merupakan dokumen yang membuktikan hutang seseorang kepada orang lain. Jarang bahwa Anda akan melihat seseorang menyebut tagihan kabelnya sebagai faktur, dan ketika tiba melalui pos, biasanya diberi label sebagai tagihan, sedangkan faktur umumnya datang dengan tajuk bertuliskan "faktur."
Perbedaan lain antara keduanya adalah bahwa faktur dapat dilihat sebagai bentuk kredit. Pelanggan memiliki periode waktu tertentu untuk membayar setelah permintaan produk atau layanan dipenuhi. Tagihan, di sisi lain, disebabkan oleh tenggat waktu yang sangat ketat. Jika Anda menerima tagihan setelah makan malam di restoran, batas waktu itu segera. Namun, tagihan air Anda secara teknis dapat disebut faktur karena Anda dapat memiliki hingga beberapa minggu untuk membayarnya, yang berarti perusahaan utilitas memperpanjang kredit Anda sebagai pelanggan berulang. Di sinilah perbedaan antara keduanya bisa keruh.
Berapa Lama Siklus Pernyataan Bulanan?
Laporan akun mengikuti siklus penagihan, yang tergantung pada preferensi bisnis yang mengeluarkannya. Siklus penagihan didefinisikan sebagai periode waktu antara satu tanggal pernyataan dengan yang berikutnya. Ada awal dan akhir yang jelas untuk setiap siklus penagihan, dengan siklus baru dimulai segera setelah yang sebelumnya selesai. Jika pernyataan dikirimkan kepada pelanggan, mereka umumnya tidak akan berada di tangan mereka pada saat siklus berakhir, tetapi tanggal mulai dan berakhir siklus biasanya dicetak di sana.
Siklus akuntansi cenderung mengikuti standar industri, sehingga mungkin membantu untuk mencari-cari. Siklus penagihan Anda dapat berkisar dari 20 hingga 45 hari, tetapi mungkin lebih mudah untuk mengatur laporan siklus akun Anda dalam rentang 30 hari. Anda juga dapat memilih untuk mengikuti siklus penagihan bulanan dalam mengirimkan laporan akun Anda, yang berarti mereka akan mulai pada hari pertama bulan itu atau hari terakhir bulan itu.
Menangani Pembayaran Terlambat
Sayangnya, kadang-kadang akan ada setidaknya satu pelanggan yang terlambat melakukan pembayaran. Anda dapat mengirim pemberitahuan terlambat atau bahkan mengangkat telepon dan menelepon, tetapi sering kali dalam peristiwa itu, pernyataan akun mungkin ikut berperan. Pelanggan Anda mungkin ingin melihat persis apa biayanya. Anda juga dapat menemukan Anda diteruskan ke departemen lain, tempat para profesional itu menginginkan ringkasan item yang belum dibayar.
Jika akun masih belum dibayar dalam jangka waktu yang lama, maka akan diperlukan untuk mengalihkan tagihan ke koleksi. Pernyataan akun dapat digunakan untuk merinci dengan tepat apa yang terhutang ketika diserahkan ke layanan pihak ketiga yang akan berusaha untuk menagih. Anda juga perlu menempelkan bunga untuk pembayaran yang telah lewat waktu, sebagaimana diuraikan dalam faktur Anda atau kontrak awal yang Anda tandatangani dengan pelanggan. Jika Anda harus membawa seseorang ke pengadilan, pernyataan terperinci dari semua transaksi akan sangat penting.
Laporan Akun Elektronik
Pelanggan semakin mengandalkan komunikasi elektronik untuk semuanya, termasuk tagihan dan laporan bank. Anda dapat mengirim email pernyataan akun ke setiap pelanggan pada tanggal yang ditentukan, dan kemungkinan mereka akan senang dengan itu. Namun, beberapa bisnis merasa lebih efektif untuk membuat portal online. Semua pelanggan reguler akan diberikan kesempatan untuk mengatur nama pengguna dan kata sandi. Mereka dapat masuk sesering mereka ingin mengakses informasi akun yang diperbarui, meminta produk atau layanan, mendapatkan bantuan dengan masalah dan banyak lagi.
Aspek negatif terbesar dari pendekatan portal adalah bahwa hal itu membutuhkan usaha ekstra di pihak pelanggan untuk membuat profil dan ingat untuk masuk. Jika Anda mengatur hal-hal seperti ini, mungkin membantu memastikan pelanggan akan diberitahu kapan saja barang baru diposting Jika ini tidak memungkinkan, pendekatan elektronik berbasis email untuk laporan akun dapat bekerja lebih baik.
Pernyataan Keamanan Akun
Bank menyadari bahwa pencurian identitas adalah masalah nyata bagi anggota mereka, dan mereka mengambil langkah-langkah untuk menjaga informasi seaman mungkin. Untuk bisnis, kesopanan yang sama ini berlaku untuk setiap laporan akun yang Anda kirim ke pelanggan Anda sendiri. Pertimbangkan pikiran seorang penjahat dan pastikan bahwa jika tagihan tersebut berakhir di tangan yang salah, informasi yang dimasukkan tidak cukup untuk melakukan pencurian identitas.
Ini juga berlaku untuk setiap pernyataan elektronik yang Anda terbitkan. Jika Anda mengirim email kepada pelanggan untuk memberi tahu mereka bahwa pernyataan mereka sekarang tersedia, bayangkan pihak ketiga mendapatkan akses ke email itu. Apakah ada informasi yang cukup untuk contoh penipuan identitas? Jika Anda harus mengirim ulang kata sandi pelanggan, jangan kirim kata sandi dalam bentuk email. Sebagai gantinya, kirim mereka tautan yang dapat mereka gunakan untuk mengatur kata sandi baru dan pertimbangkan untuk meminta informasi pengenal bagi siapa saja yang membutuhkan pengaturan ulang. Anda dapat meminta mereka mengetahui nama pemegang akun, alamat jalan, nama gadis ibu atau jenis verifikasi lainnya.
