Bukan hal yang aneh bagi pemilik bisnis dan penyedia layanan untuk memberi harga lebih rendah kepada pelanggan. Misalnya, jika Anda seorang perancang web dan proyek tempat Anda bekerja membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha daripada yang Anda duga, Anda mungkin ingin mengenakan biaya lebih banyak. Dalam hal ini, masuk akal untuk mengeluarkan memo debit atau catatan debit kepada klien Anda. Dokumen ini banyak digunakan di semua industri untuk penagihan tambahan, transaksi bank, dan lainnya.
Kiat
-
Memorandum debit, atau memo debet, adalah formulir yang dikeluarkan oleh penjual untuk memberi tahu pelanggan bahwa mereka belum ditagih atau ditagih cukup. Ini memiliki peran untuk mengelola saldo karena faktur tertentu dan untuk memperbaiki kesalahan penagihan.
Apa itu Memorandum Debit?
Katakanlah Anda memiliki agen pemasaran digital, dan salah satu klien Anda meminta layanan tambahan setelah melakukan pemesanan.Anda dapat mengeluarkan memo debit atau faktur baru yang mencakup layanan ini. Jika Anda memilih opsi pertama, perlu untuk mencatat memo debet pada laporan bulanan piutang terutang.
Bank mengeluarkan memo debet untuk memberi tahu pelanggan tentang biaya pembayaran pinjaman, bunga, biaya cek bouncing, biaya DDA dan kredit, dan sebagainya. Dokumen ini juga dapat digunakan untuk membebankan komisi atau mengimbangi saldo kredit yang tersisa di akun pelanggan. Anggap saja sebagai faktur informal.
Debit vs. Memo Kredit
Sebagai pemilik bisnis, penting bagi Anda untuk memahami perbedaan antara debit dan kredit memo. Yang terakhir digunakan untuk mengurangi jumlah hutang pembeli kepada vendor. Pembeli mencatat pengurangan ini dalam saldo hutang dagang mereka, sementara vendor mencatatnya dalam saldo piutang usaha mereka.
Secara umum, perusahaan mengeluarkan memo kredit ketika biaya yang dibebankan kepada klien terlalu tinggi. Misalnya, sebuah pabrik dapat mengeluarkan faktur $ 2.000 untuk 200 unit barang di mana setiap unit berharga $ 10. Pembeli memberi tahu pabrik bahwa lima unit rusak. Dalam hal ini, pabrik dapat mengeluarkan memo kredit sebesar $ 50 dan mencatat transaksi dalam piutang dagangnya.
Jumlah yang ditentukan dalam memo kredit dapat dikembalikan kepada pembeli atau diterapkan untuk pembelian. Sama seperti nota debit, dokumen ini biasanya untuk faktur sebelumnya. Kedua dokumen memiliki peran untuk memperbaiki kesalahan penagihan dan kesalahan faktur.
Membuat Memo Debet
Memo debit relatif mudah dibuat. Pertama, tentukan berapa banyak uang yang harus dibayar pelanggan Anda. Selanjutnya, pilih format, seperti slip pembayaran atau surat tertulis. Sertakan informasi berikut dalam catatan debit:
- Nama dan informasi bisnis pelanggan
- Nama bisnis dan detail kontak Anda
- Nomor registrasi pajak perusahaan Anda
- Nomor referensi pelanggan (opsional)
- Nomor dan tanggal faktur
- Deskripsi singkat tentang barang atau jasa yang dibeli
- Jumlah terutang oleh pembeli
- Ketentuan pembayaran, termasuk biaya keterlambatan yang mungkin berlaku
Nyatakan alasan Anda mengeluarkan memo debit. Jelaskan apa yang berhutang dan mengapa. Gunakan nada profesional. Jika nota debit terkait dengan faktur sebelumnya, masukkan nomornya dalam nota Anda. Bergantung pada preferensi Anda, Anda dapat menggunakan program spreadsheet, pengolah kata, perangkat lunak penagihan, atau templat catatan debit. Banyak situs web, seperti Smartsheet, Template.net dan Biztree, menyediakan templat gratis yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan Anda. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengisi, mengunduh, dan mencetak formulir.
Setelah selesai, kirim memo debit ke klien Anda. Jika mereka tidak membayar tepat waktu, buat dan kirim catatan debit lain. Pertimbangkan untuk menggunakan program perangkat lunak seperti QuickBooks untuk menyimpan catatan akurat dari debit dan kredit Anda, faktur dan dokumen keuangan lainnya.
