Letter of intent untuk menyewa adalah ringkasan dari persyaratan yang dapat diterima oleh pemilik dan penyewa yang ingin menegosiasikan sewa ruang komersial. Ini mungkin disiapkan oleh salah satu pihak tetapi sering penyewa akan menulis surat itu setelah ia menyelidiki beberapa opsi di pasar dan telah membuat keputusan untuk fokus pada satu ruang. LOI memberi sinyal kepada pemilik bahwa penyewa ingin pindah ke perjanjian formal. Ketika ditandatangani oleh kedua belah pihak, pemilik biasanya meminta pengacaranya untuk mengubah LOI menjadi dokumen sewa yang komprehensif dan mengikat yang secara efektif menggantikan LOI.
Langkah Satu: Atur Informasi
Kumpulkan semua informasi yang sudah lewat di antara para pihak. Misalnya, pemilik mungkin telah memberikan calon penyewa proposal untuk ruang tersebut, dan memberikan denah lantai, gambar, dan bahkan dokumen contoh sewa. Penyewa mungkin telah mengumpulkan informasi tentang bangunan juga dari berbagai sumber, termasuk pialang, sumber data online, dan inspeksi pribadi. Semakin banyak upaya yang dilakukan penyewa untuk menciptakan LOI yang secara akurat mencerminkan rincian ruang dan persyaratan bisnis, semakin cepat kesepakatan bersama akan tercapai. Juga, LOI yang lebih akurat biasanya diterjemahkan menjadi lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki kesalahan dan kesalahpahaman ketika sewa akhir sedang dipersiapkan, yang hampir selalu dilakukan oleh pengacara yang dibayar per jam.
Langkah Dua: Kumpulkan Masalah untuk Diatasi
Daftar semua masalah yang akan dibahas dalam LOI. Masalah umum yang memerlukan klarifikasi dalam LOI meliputi:
-
Tempat
- ruang yang disewa, yang dapat mencakup area internal dan eksternal seperti trotoar atau dermaga pemuatan dan hak parkir
Masa sewa Sewa basis
Peningkatan dalam sewa selama jangka waktu sewa yang diusulkan, disebut tinjauan sewa
Tanggung jawab untuk biaya operasi seperti utilitas, pajak real estat, dan asuransi kecelakaan
Renovasi - yang akan membayar untuk membuat ruang dapat digunakan untuk tujuan penyewa, ditambah jadwal waktu
Penggunaan ruang yang diizinkan.
Banyak penyewa memiliki masalah khusus seperti papan nama, jam operasi, keamanan, dan akses terbatas. Semua masalah ini harus diidentifikasi dan dijelaskan secara memadai oleh penyewa dalam LOI.
Langkah Tiga: Buat Template untuk Mempersiapkan Draf Final
Pertimbangkan untuk menggunakan templat untuk menyiapkan draf akhir LOI. Pialang atau agen penyewaan yang membantu Anda mungkin memiliki bentuk surat templat, atau Anda mungkin dapat menemukannya secara daring. Pemilik juga dapat menjadi sumber daya dalam langkah ini, dengan menawarkan versi boilerplate dari leasing. Mengetahui sewa pada akhirnya akan berisi semua poin yang disepakati, penyewa dapat menggunakan daftar isi sewa sebagai titik awal untuk LOI. Beberapa penyewa berpengalaman, seperti restoran rantai nasional, akan memiliki dokumen yang sangat rinci yang telah mereka asah selama bertahun-tahun digunakan.
Langkah Empat: Tulis Surat Niat Sederhana untuk Menyewa
Tetapkan proposal Anda dengan cermat terkait dengan setiap masalah. Sebagai contoh, di bawah judul Masa Sewa, penyewa mungkin mengindikasikan bahwa ia ingin "menyewakan tempat untuk jangka waktu 60 bulan, dimulai pada 1 Juni 2015, dan berakhir pada 31 Mei 2020." Menggunakan bahasa tertentu memungkinkan semua pembaca dokumen untuk memahami dan menafsirkan penawaran yang dilakukan oleh penyewa. Kadang-kadang, LOI akan merujuk ke pameran terperinci yang muncul di akhir surat; denah lantai atau jadwal sewa tahun ke tahun.
Langkah Kelima: Buat Kesimpulan
Akhiri dengan paragraf pendek yang menjelaskan istilah-istilah yang diungkapkan mencerminkan niat tetapi tidak mengikat para pihak. Poin ini adalah kunci - apa yang Anda lakukan di sini adalah bertunangan, bukan menikah. Jika Anda tidak menyukai sesuatu yang tertulis dalam dokumen sewa, atau pemilik tidak akan menerima persyaratan Anda, Anda selalu dapat mundur dari kesepakatan.
Paragraf penutup juga dapat menyatakan batas waktu untuk perjanjian yang mengharuskan pemilik untuk membuat beberapa bentuk tanggapan pada tanggal tertentu. Jawabannya dapat berupa salinan surat yang ditandatangani, atau hanya panggilan telepon untuk membahas masalah tersebut. Akhirnya, pastikan untuk menandatangani surat niat untuk menyewa atau menyewakan tempat dan tambahkan nama dan judul Anda. Berikan garis tanda tangan untuk pemilik agar dia dapat menerima tawaran Anda.
