Sering kali jika penyewa membutuhkan sesuatu yang diperbaiki di kediaman, tidak terlalu sulit untuk membuat pemilik rumah melakukan perbaikan sendiri atau memiliki profesional yang melakukan pekerjaan. Jika Anda menemui pemilik yang tidak berpikir perbaikan diperlukan, atau menolak untuk melakukan perbaikan yang diminta, Anda memang memiliki opsi hukum. Anda harus yakin bahwa masalahnya menyangkut kesehatan dan keselamatan penghuni di bawah hukum yang berlaku sebelum menulis surat niat untuk melakukan perbaikan.
Catat semua yang diperlukan untuk masuk ke surat itu. Tuliskan tanggal kontak, waktu dan dengan siapa Anda berbicara. Dengan cara ini Anda memiliki akses mudah ke informasi ketika Anda menulis surat dan dapat berkonsentrasi pada penulisan surat niat untuk melakukan perbaikan.
Tulis surat menggunakan format bisnis. Ini termasuk menggunakan huruf gaya blok, tanpa lekukan untuk paragraf. Tuliskan nama dan alamat lengkap pemilik rumah Anda seolah-olah Anda sedang menulis surat kepada bisnis. Gunakan Tuan atau Nyonya (diikuti dengan nama keluarga). Ketikkan nama depan dan belakang Anda di bagian bawah dan tandatangani nama Anda di bawahnya.
Menulis surat. Sertakan nama, alamat, dan nomor kontak Anda dalam surat itu. Sertakan daftar perbaikan yang perlu dibuat, lamanya waktu perbaikan telah diperlukan, dan masalah yang disebabkan oleh masalah aktual. Tulis tentang bak cuci yang perlu dikeringkan dengan tangan jika ada masalah pipa ledeng; tulis tentang tawon yang memasuki rumah jika ada lubang di dinding luar. Anda tidak perlu menulis tentang berapa kali Anda mengeringkan bak cuci atau berapa banyak tawon yang Anda bunuh. Tetap berpegang pada fakta.
Minta pemilik surat dalam surat untuk membuat perbaikan yang dapat diterima dalam jangka waktu tertentu (biasanya 14 hari) atau secepat mungkin jika masalahnya telah menjadi situasi darurat. Nyatakan dalam surat bahwa jika tuan tanah tidak berniat untuk memperbaiki masalah, dia harus memberi tahu Anda secara tertulis; menggunakan metode ini memberikan penyewa jejak kertas dari transaksi dan fakta.
Tutup surat itu dengan menyatakan bahwa jika tuan tanah tidak melakukan perbaikan dalam jangka waktu yang ditentukan, Anda akan mengatur agar perbaikan itu dilakukan sendiri. Beri tahu pemilik bahwa Anda akan mengurangi jumlah perbaikan dari pembayaran sewa bulan berikutnya.
Buat salinan surat itu untuk Anda sendiri. Kirim salinan asli ke pemilik Anda menggunakan Surat Terdaftar. Dengan menggunakan metode ini, pemilik harus menandatangani surat itu dan memverifikasi bahwa surat itu diterima oleh seseorang di alamat yang tercantum oleh tuan tanah Anda.
