Risalah pertemuan Gereja memberikan catatan resmi, resmi tentang tindakan dewan atau komite. Mereka penting secara internal untuk akurasi sejarah dan juga digunakan oleh pihak luar; misalnya, dengan meminjamkan lembaga untuk menetapkan bahwa gereja telah menyetujui proyek pembangunan sebelum mengeluarkan pinjaman untuk itu. Auditor dan IRS juga melihat risalah sebagai bukti bahwa transaksi keuangan tertentu disahkan. Di sebagian besar organisasi, sekretaris atau sekretaris rekaman membutuhkan waktu.
Isi
Sementara konten spesifik bervariasi berdasarkan komite, secara umum, risalah untuk semua organisasi gereja meliputi:
- Khusus pertemuan, seperti waktu, tanggal, tempat, siapa yang hadir dan siapa yang memimpin.
- Apakah rapat dijadwalkan secara rutin atau rapat khusus dan, jika khusus, siapa yang memanggil rapat dan untuk tujuan apa - melampirkan salinan pemberitahuan rapat.
- Memesan catatan tentang apa yang terjadi pada pertemuan tersebut.
- Adjournment dan waktu.
- Tanda tangan sekretaris dan, begitu risalah disetujui, pejabat ketua.
Salah satu aspek yang paling menantang dari pembuatan menit adalah untuk menentukan berapa banyak detail yang harus direkam. Komisi Sejarah Menethite Brethren menyarankan untuk mencatat poin-poin utama dari diskusi yang mengarah pada keputusan, serta alternatif yang dipertimbangkan dan ringkasan mengapa komite memilih satu alternatif daripada yang lain. Dewan Evangelikal untuk Akuntabilitas Keuangan menyarankan agar dewan menetapkan kebijakan tentang perincian yang konsisten terlepas dari sekretaris individu. Ini menunjukkan termasuk detail yang cukup untuk menunjukkan bahwa dewan itu bijaksana, tetapi tidak terlalu banyak sehingga risalahnya seperti novel.
Mengambil Risalah
Sebelum pertemuan dimulai, dapatkan salinan agenda. Saat pertemuan berlangsung, buat catatan terperinci terkait dengan hal-hal khusus rapat, laporan dewan, diskusi, dan tindakan saat dewan berproses melalui setiap item agenda. Catat gerakan, resolusi, dan keputusan secara verbatim, tetapi rangkum diskusi. Pastikan untuk memasukkan nama setiap orang yang membuat mosi atau yang memulai tindakan, dan setiap konflik kepentingan yang disebutkan. Setelah pertemuan selesai, transkrip dan masukkan catatan Anda untuk memasukkan perincian yang sesuai dan letakkan dalam format yang tepat, dimulai dengan rincian pertemuan, kemudian lanjutkan sesuai urutan agenda.
Mempertahankan Menit
Setelah Anda menyelesaikan draft risalah, edarkan dokumen tersebut kepada anggota. Notulen yang Anda tulis untuk rapat ini akan disetujui, dengan atau tanpa koreksi, pada pertemuan berikutnya. Setelah risalah disetujui, siapkan salinan final, kemudian tandatangani dokumen dan minta pejabat ketua untuk menandatanganinya juga. Simpan menit secara kronologis dalam buku menit lepas, bersama dengan agenda pertemuan. Buku lepas itu juga harus berisi daftar isi, dan salinan peraturan dan konstitusi gereja. Pada titik tertentu, mungkin setiap tahun, risalah mungkin terikat secara profesional.
