Departemen keuangan dalam suatu perusahaan bertanggung jawab untuk mengambil data akuntansi dan membuat laporan yang dibutuhkan manajer dalam perusahaan - hingga CEO - untuk keperluan pengambilan keputusan. Teknologi informasi atau TI mengacu pada alat perangkat lunak dan sistem komputer yang digunakan perusahaan untuk mengotomatiskan fungsi-fungsi ini dan mengatur aliran data untuk meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan tim manajemen.
Perencanaan Sumberdaya Perusahaan
Bahkan perusahaan yang sangat kecil menggunakan paket perangkat lunak akuntansi yang menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi dan laporan arus kas. Bentuk TI yang sederhana ini memungkinkan pemilik usaha kecil untuk menghemat waktu akuntansi dan memiliki laporan manajemen yang tersedia secara lebih tepat waktu. Perusahaan menengah dan besar menggunakan sistem TI yang lebih canggih yang disebut perencanaan sumber daya perusahaan atau ERP, yang merupakan kelompok modul perangkat lunak yang melayani kebutuhan semua area fungsional perusahaan. Seperti namanya, ERP membantu perusahaan merencanakan penggunaan sumber dayanya, sebuah proses yang diawasi oleh departemen keuangan.
Aliran Informasi Lebih Cepat
Sistem TI memungkinkan perusahaan untuk menghubungkan setiap departemen dalam organisasi. Informasi yang dihasilkan oleh divisi manufaktur, pemasaran dan keuangan dapat dibagikan misalnya. Informasi ini tersedia secara waktu nyata, artinya segera setelah dibuat pada sistem. Mengaksesnya tidak memerlukan banyak penelitian atau upaya manual. Waktu yang digunakan staf keuangan untuk mencurahkan "penggalian" untuk angka-angka yang mereka butuhkan sekarang dapat digunakan untuk menganalisis dan menafsirkan informasi - peran utama keuangan dalam organisasi.
Pelaporan Khusus
Sistem TI yang digunakan oleh departemen keuangan memiliki fungsionalitas pembuatan laporan yang mempercepat proses pembuatan laporan manajemen. Sistem menyediakan tingkat penyesuaian tertentu - laporan dapat dikonfigurasikan berdasarkan kebutuhan spesifik tim manajemen. Otomatisasi sistem pelaporan ini berarti bahwa laporan yang dibuat secara rutin, seperti yang diproduksi pada akhir setiap bulan, dapat dibuat dengan cepat. Dengan banyak keputusan yang harus diambil oleh manajemen, waktu adalah yang terpenting. Sistem TI menjawab kebutuhan ini akan kemampuan pelaporan yang cepat dan khusus.
Kolaborasi
Banyak organisasi memanfaatkan upaya kolaboratif lintas departemen, konsep masing-masing departemen mendapat manfaat dari keahlian departemen lain. Tim keuangan bertindak sebagai konsultan internal untuk departemen lain dalam organisasi. Ketika semua departemen menggunakan sistem TI terpusat, itu menghilangkan hambatan yang sebelumnya memblokir aliran informasi. Perusahaan sekarang memiliki basis data terpusat yang dapat diakses oleh semua anggota tim - tunduk pada aturan keamanan tertentu. Dalam kasus perusahaan dengan banyak kantor atau divisi internasional, kemampuan untuk mengakses informasi yang sama dari seluruh dunia menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi. Jika keuangan membutuhkan data biaya pembuatan untuk membuat laporan untuk rapat dewan yang akan datang, personel operasi dapat dengan cepat mengirimkan data dalam format yang diminta dan dipahami oleh departemen keuangan.
Peramalan Lebih Baik
Peramalan yang lebih baik berarti menghasilkan ramalan yang merupakan prediksi yang lebih akurat tentang kemungkinan hasil keuangan perusahaan. Anggota staf keuangan memerlukan akses ke informasi mendalam untuk membuat model peramalan yang menggambarkan bagaimana sebenarnya organisasi bekerja. Memiliki akses ke informasi dari semua segmen perusahaan membuat perkiraan akurat jauh lebih mudah. Keuangan memiliki informasi nyata dan tidak harus bergantung pada dugaan saat membuat asumsi untuk perkiraan.
