Untuk membayar karyawan mereka untuk layanan yang diberikan, pengusaha harus menyusun sistem penggajian. Melalui sistem ini, majikan melakukan pemrosesan daftar gaji, yang harus dilakukan tepat waktu dan akurat untuk memastikan bahwa karyawan menerima gaji mereka sebagaimana mestinya. Jenis sistem penggajian yang digunakan sepenuhnya terserah majikan.
Penggajian Manual
Sistem penggajian manual dilakukan dengan tangan. Ini berarti bahwa semua perhitungan upah dilakukan di atas kertas; ini termasuk perhitungan jam kerja, pengurangan menurut undang-undang (pajak) dan pengurangan sukarela (manfaat kesehatan dan pensiun). Keuntungan menggunakan sistem penggajian manual adalah biayanya sangat sedikit untuk digunakan. Namun, dibutuhkan banyak waktu dan energi untuk melakukan proses penggajian manual. Selain itu, ada lebih banyak ruang untuk kesalahan dengan metode ini. Gaji dan pengajuan pajak karyawan rentan terhadap ketidakakuratan. Secara khusus, kesalahan pengajuan pajak dapat menjadi mahal karena hukuman dari pemerintah.
Penggajian Terkomputerisasi
Sistem penggajian yang terkomputerisasi adalah ketika majikan membeli perangkat lunak penggajian dan menggunakannya sebagai alat untuk memproses penggajian. Metode ini jauh lebih cepat daripada sistem penggajian manual. Beberapa perusahaan mempekerjakan staf penggajian in-house untuk memproses penggajian mereka melalui sistem penggajian terkomputerisasi. Staf penggajian bertanggung jawab untuk memasukkan semua upah untuk dibayarkan ke dalam sistem. Sistem menghitung upah, menyimpan informasi penggajian, dan mencetak cek. Profesional penggajian juga dapat mengakses laporan penggajian, yang memungkinkannya untuk memeriksa kesalahan dan memperbaikinya sebelum karyawan menerima gaji. Penggajian yang terkomputerisasi juga mengurangi jumlah dokumen yang harus diajukan, karena sebagian besar informasi penggajian dapat disimpan dalam sistem.
Penggajian Eksternal
Beberapa pengusaha lebih memilih untuk melakukan outsourcing pembayaran gaji mereka ke perusahaan seperti Paychex dan ADP. Layanan eksternal ini memungkinkan pemberi kerja lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi pada masalah penggajian yang tidak terkait. Layanan penggajian eksternal umumnya bertanggung jawab atas seluruh pemrosesan penggajian klien mereka, termasuk penyesuaian penggajian, pengajuan pajak, dan penerbitan W2. Yang harus dilakukan oleh majikan adalah mengirimkan data yang akan dibayarkan setiap tanggal pembayaran ke perusahaan penggajian; untuk bayaran, perusahaan penggajian mengambil alih tanggung jawab penggajian.
Memilih Sistem
Perusahaan yang sangat kecil (kurang dari 10 karyawan) dapat menggunakan sistem penggajian manual jika jam cenderung tetap sama per periode pembayaran. Namun, sistem ini menjadi sangat ketinggalan zaman, banyak perusahaan dengan ukuran ini memilih untuk sistem komputerisasi atau layanan penggajian eksternal. Perusahaan besar biasanya mempekerjakan staf penggajian dan menggunakan sistem penggajian terkomputerisasi in-house atau menggunakan layanan penggajian eksternal.
Kompleksitas Penggajian
Kompleksitas penggajian akan sering menentukan jenis sistem penggajian yang dibutuhkan majikan. Misalnya, jika ada pemrosesan multi-negara, beberapa garnishment dan anak mendukung pesanan, dan berbagai tingkat upah dan siklus pembayaran yang terlibat, pengusaha lebih baik menggunakan sistem penggajian yang terkomputerisasi dengan staf penggajian in-house atau mempercayakan penggajiannya ke suatu layanan penggajian eksternal.
