Pengorganisasian manfaat membutuhkan banyak waktu, tetapi ini merupakan pencapaian yang sangat memuaskan ketika manfaatnya berhasil. Tetapi sebelum Anda merencanakan apa pun, tentukan jenis manfaat yang akan Anda kelola. Jika Anda melakukan pelelangan diam-diam, Anda akan membutuhkan karya seni yang disumbangkan; jika itu adalah acara yang berhubungan dengan musik, seseorang harus menghubungi artis lokal yang menggambar top, yang biasanya memesan dua hingga tiga bulan sebelumnya. Setiap pilihan menimbulkan masalah logistik yang berbeda.
Perencanaan Pendahuluan
Tentukan berapa banyak sukarelawan yang dibutuhkan. Angka-angka ini berlipat ganda secara eksponensial jika Anda merencanakan pesta besar dengan makanan dan minuman yang rumit, yang harus disiapkan, diservis, dan dipecah lagi.
Pilih tempat. Mempertimbangkan faktor-faktor yang memengaruhi kehadiran - seperti kedekatan dengan transportasi umum. Buat daftar pendek tiga atau empat pilihan.
Tentukan berapa banyak uang yang akan dikumpulkan dan bagaimana tujuan akan tercapai.
Mendelegasikan Detail
Dapatkan komitmen dari tempat yang dipilih dan semua pemain yang berpartisipasi. Semakin rumit acara, semakin jauh ke depan yang Anda butuhkan untuk merencanakan; dua hingga enam bulan adalah norma.
Rekrut komite teman, rekan kerja, dan kenalan bisnis untuk menangani berbagai aspek acara. Jadwalkan pertemuan mingguan untuk melacak perencanaan dan mencegah masalah menit-menit terakhir.
Mencari sponsor untuk membantu menyerap biaya yang terkait dengan manfaat, dari hadiah pintu ke makanan dan sistem PA. Sebagian besar sponsor akan menukar layanan dengan imbalan promosi.
Cobalah selesaikan komite, sponsor, dan susunan venue Anda dalam beberapa bulan pertama pengorganisasian. Mulailah mencari relawan.
Mendapatkan Word Out
Pendekatan kontak pers tentang melakukan berita lebih lanjut tentang manfaat. Jika ruang tidak tersedia, bersiaplah untuk mengirimkan siaran pers setengah halaman yang menguraikan rinciannya. Periksa siaran langsung jarak jauh dari situs acara dengan stasiun radio lokal Anda.
Persiapkan bahan pajangan yang tepat, termasuk selebaran, selebaran, dan poster, bagi para sukarelawan untuk dibagikan atau disiapkan. Pastikan mereka tahu di mana menempel selebaran dan poster.
Pasang situs web untuk menjawab pertanyaan tentang manfaatnya. Sertakan sponsor utama, susunan acara dan kegiatan, dan bagaimana penggalangan dana akan datang.
Merefleksikan Keberhasilan
Duduklah bersama komite Anda setelah acara untuk membahas apa yang berhasil, atau tidak. Ikuti dengan sponsor Anda, dan dapatkan umpan balik mereka.
Kirim kartu atau surat ringkasan untuk berterima kasih kepada sukarelawan.
Posting detail-detail bagus di situs web, termasuk berapa banyak uang yang dihimpun, bagaimana nasib penerima dan - jika Anda membuat acara yang sedang berlangsung - detail yang perlu diketahui oleh sukarelawan dan sponsor dalam persiapan tahun depan.
