Kas kecil sama sekali tidak kecil. Ini adalah dana yang serius dan bermanfaat yang digunakan bisnis Anda untuk pembelian terlalu kecil atau terlalu informal untuk cek atau kartu kredit. Apakah Anda memasukkan koin ke meteran parkir atau membeli gulungan darurat, laci kas kecil memberi Anda fleksibilitas untuk dengan cepat mengakses uang untuk membayar sambil masih mendokumentasikan transaksi untuk tujuan pembukuan. Kas kecil merupakan bagian dari uang tunai Anda, tetapi uang tunai juga mencakup semua dana lain yang Anda miliki dengan mudah tersedia, seperti jumlah yang belum Anda setorkan di bank dan tali tagihan yang lebih kecil yang Anda gunakan untuk perubahan mesin kasir.
Kiat
-
Kas kecil adalah dana yang disimpan bisnis Anda untuk pembelian dalam jumlah kecil, sementara kas di tangan adalah jumlah dari semua uang tunai Anda yang tersedia.
Definisi Uang Tunai
Istilah "uang tunai" sebenarnya memiliki makna ganda. Ini dapat digunakan secara harfiah berarti tagihan dan koin aktual yang Anda miliki untuk dibelanjakan, termasuk jumlah dalam dana kas kecil Anda. Namun, pada neraca, istilah yang sama tidak hanya merujuk pada uang tunai fisik tetapi juga semua dana cair yang telah disimpan dan dipinjam oleh bisnis Anda, termasuk uang di bank dan tagihan besar dalam brankas Anda. Ini disebut "uang tunai" bahkan jika Anda tidak memiliki uang tunai fisik karena terminologi ini membedakannya dari aset yang sebenarnya tidak ada di tangan, seperti piutang dagang atau angka di kolom aset neraca Anda, yang mewakili jumlah yang Anda masih menunggu untuk membayar pelanggan Anda.
Definisi Kas Kecil
Uang tunai kecil adalah jumlah yang disimpan oleh bisnis Anda untuk menutupi pembelian yang dibayar dengan uang tunai daripada dengan cek atau kartu kredit. Menciptakan dana kas kecil dengan jurnal dan pelampung kas kecil, atau jumlah standar dana awal, memungkinkan bisnis Anda untuk melacak pembelian kecil yang bisa jatuh melalui celah-celah, seperti membayar ongkos kirim kepada operator pos Anda beberapa pos ongkos kirim karena pada surat dengan prangko yang tidak mencukupi.
Cara Kerja Kas Kecil
Untuk menyiapkan dana kas kecil, mulailah dengan kas kecil, atau sejumlah uang yang akan menutupi kebutuhan kas jangka pendek perusahaan Anda untuk jangka waktu yang wajar, seperti seminggu atau sebulan. Jumlahnya harus cukup besar untuk benar-benar membayar pembelian tunai kecil Anda tetapi cukup kecil untuk masuk akal untuk pembelian kas kecil daripada jenis pengeluaran lainnya. Jika Anda berlari ke toko peralatan kantor untuk mengambil kertas dan klip kertas beberapa kali seminggu, Anda harus mempertimbangkan membuat daftar dan membeli perlengkapan kantor dalam jumlah yang lebih besar sekaligus. Sebagai alternatif, Anda mungkin dapat membuka akun di toko peralatan kantor sehingga Anda dapat membayar semua pembelian kecil bersama.
Sebagian besar perusahaan menyimpan dana kas kecil mereka dalam kotak atau wadah khusus seperti kotak kas logam atau amplop besar. Apa pun yang Anda gunakan, itu harus cukup besar untuk uang tunai dan log kas Anda, dan itu harus mudah diakses. Jika Anda menggunakan kotak logam, Anda dapat tetap mengunci, tergantung pada budaya perusahaan Anda dan berapa banyak karyawan yang Anda miliki. Meskipun penting untuk tidak mengundang pencurian karyawan, jumlah yang Anda simpan dalam dana kas kecil Anda sangat kecil dari definisi itu sendiri, dan dana Anda juga akan mencakup log yang memudahkan untuk melihat apakah ada uang yang hilang.
Pengaturan kas kecil Anda juga harus menggunakan jurnal yang melacak dana masuk dan keluar. Gunakan pembalut, buku catatan kecil atau bahkan selembar kertas dengan tangan atau spreadsheet yang dihasilkan komputer. Anda dapat dengan mudah menemukan template online untuk log kas kecil, meskipun Anda mungkin tidak akan dapat mencetaknya ke buku catatan atau buku catatan. Log kas kecil Anda harus memiliki kolom untuk tanggal dan lainnya untuk rincian pengeluaran, seperti apa yang Anda beli dan di mana Anda menghabiskan uang. Itu juga harus menunjukkan penghitungan berjalan dengan jumlah awal, jumlah yang Anda tarik untuk pembelian Anda dan jumlah yang tersisa di dana Anda setelah Anda menghabiskan uang.
Jenis lain dari Uang Tunai Bisnis
Perbedaan antara uang tunai di tangan dan kas kecil bermuara di mana Anda menyimpan uang dan bagaimana Anda menggunakannya. Kas kecil termasuk dalam kotak kas kecil atau amplop Anda. Jenis uang tunai lainnya dapat disimpan di laci, brankas, mesin kasir, atau bahkan di bank jika Anda menggunakan definisi akuntansi "kas," yang mengukur likuiditas perusahaan Anda daripada dolar fisik yang Anda simpan..
- Dana Mesin Kasir: Jika Anda menjalankan bisnis ritel, kemungkinan besar Anda akan mengambil sejumlah uang tunai dari pelanggan bahkan jika Anda menjalankan sebagian besar transaksi Anda pada kartu kredit pelanggan. Tagihan dalam cash register Anda tidak hanya akan mencakup penghasilan tunai hari itu tetapi juga jumlah yang Anda simpan sampai membuat perubahan bagi pelanggan. Awal Anda harus terdiri dari tagihan-tagihan kecil, meskipun Anda mungkin mendapati diri Anda memiliki tagihan yang lebih besar pada akhir hari ketika Anda mengambil tagihan yang lebih besar dari pembeli. Awal Anda harus cukup untuk tidak kehabisan pada akhir hari atau kapan pun Anda biasanya pergi ke bank untuk mendapatkan lebih banyak uang kembalian. Namun, seharusnya tidak terlalu banyak sehingga Anda mengikat jumlah yang mungkin Anda butuhkan untuk pengeluaran lain.
- Uang tunai yang tidak disetor: Bahkan jika Anda menjalankan bisnis yang menangani banyak uang tunai, Anda tidak mungkin pergi ke bank dan menyetornya setiap hari. Yang terbaik adalah menyimpan uang tunai yang tidak disetor di lokasi yang aman di tempat bisnis Anda. Anda dapat membeli brankas di toko peralatan kantor untuk investasi yang relatif kecil atau setidaknya investasi yang kecil dibandingkan dengan nilai dana yang kemungkinan akan Anda simpan di brankas. Adalah ide yang baik untuk menyimpan uang tunai Anda setidaknya sekali seminggu, karena bisnis yang bertanggung jawab mendokumentasikan semua pendapatan dan pengeluaran mereka, dan rekening bank lebih dapat diandalkan daripada catatan kas untuk mendokumentasikan transaksi ini.
-
Saldo Rekening Bank: Meskipun jumlah dalam rekening bank Anda bukan uang tunai fisik, mereka memang mewakili dana yang tersedia di perusahaan Anda. Anda dapat menghabiskan uang yang Anda setorkan untuk biaya operasional sehari-hari seperti bahan, sewa, dan penggajian. Ketika Anda melakukan salah satu pengeluaran ini, Anda mengonversi uang tunai Anda di bank menjadi jenis aset bisnis lainnya. Anda juga dapat menggunakan saldo giro dan tabungan Anda untuk membayar pokok pinjaman. Pembayaran ini belum tentu
konversikan menjadi aset, tetapi mereka masih menjadi faktor dalam kekayaan bersih yang diungkapkan oleh neraca Anda tetapi mengurangi jumlah kewajiban bisnis Anda.
Mengapa Uang Tunai Adalah Raja
Pepatah bisnis lama menyatakan bahwa uang tunai adalah raja, dan kebijaksanaan ini merujuk pada kenyataan yang tak terhindarkan bahwa uang tunai cair memberi Anda kekuatan dan fleksibilitas untuk meningkatkan peluang dan keadaan darurat lapangan. Perusahaan Anda tidak akan dapat membeli inventaris yang Anda perlukan untuk penghasilan di masa depan kecuali Anda memiliki uang untuk membayarnya. Anda dapat menggunakan kredit bisnis hingga titik tertentu, tetapi jika Anda tidak mendapatkan uang tunai untuk membayar kembali jumlah yang Anda pinjam, itu hanya masalah waktu sebelum Anda kehabisan pilihan. Apakah uang tunai Anda berasal dari dana kas kecil Anda atau rekening giro perusahaan Anda, itu membuat perusahaan Anda berjalan dengan lancar dan membantu Anda menghindari masalah.
