Teks yang diproduksi di kantor dulu hanya berasal dari tulisan tangan yang cermat atau pengetikan yang cepat. Ini membutuhkan banyak kehati-hatian dalam membuat dokumen dan banyak waktu ketika koreksi diperlukan. Saat ini, teks bisnis mudah diubah dan diproduksi dengan cepat karena perangkat lunak pengolah kata dan komputer, yang keduanya merupakan alat kerja umum.
Deskripsi
Dokumen pengolah kata adalah dokumen berbasis teks yang terlihat sama apakah dilihat di layar komputer atau dicetak dalam bentuk cetak. Karena Anda membuat naskah ini menggunakan perangkat lunak komputer, Anda dapat dengan cepat memasukkan teks dan secara interaktif mengubah tata letak umum atau tampilan kata.
Perangkat lunak
Perangkat lunak pengolah kata yang paling umum adalah Word, yang merupakan bagian dari Microsoft Office Suite yang lebih besar. Kerugian utamanya adalah biaya tinggi, meskipun pesaing komersial lain seperti Corel WordPerfect ada. Alternatif gratis lainnya termasuk Google Docs berbasis Internet dan program open-source OpenOffice Writer, yang keduanya dapat membuka dan memanipulasi file Word. Perhatikan bahwa di antara banyak ekstensi file yang didukung, Word biasanya menggunakan doc dan docx.
Gaya
Dokumen pengolah kata umumnya menggunakan gaya, yang menegakkan konsistensi di antara berbagai elemen naskah yang panjang. Misalnya, Anda dapat menentukan gaya tajuk untuk ditampilkan dengan font, warna, dan ukuran tertentu. Anda kemudian dapat menerapkan gaya ini semua judul dokumen. Jika Anda memutuskan untuk mengubah tampilan tajuk, misalnya dengan menambah ukuran font, Anda tidak perlu mengubah setiap judul secara individual. Sebagai gantinya, sesuaikan gaya Header dan semua teks yang menerapkan gaya secara otomatis juga berubah.
Referensi
Referensi mengubah teks secara otomatis tergantung pada keadaan. Misalnya, Anda dapat membuat daftar isi dan indeks dengan nomor halaman. Jika Anda mengubah jumlah halaman, Anda tidak perlu menyesuaikan referensi halaman secara individual. Sebagai gantinya, angka-angka ini secara otomatis menyesuaikan ketika Anda mencetak dokumen.
Transferabilitas
Dokumen pengolah kata dapat dengan mudah bertukar informasi dengan jenis perangkat lunak lain. Misalnya, alih-alih menggambar ulang diagram lingkaran anggaran dengan susah payah setiap kali persentase berubah, Anda dapat mengimpor grafik dari program spreadsheet. Dengan demikian, dengan mengubah angka pada spreadsheet, Anda secara otomatis menyesuaikan bagan dalam dokumen. Demikian pula, jika manuskrip berisi informasi seperti nama dan alamat yang ingin Anda gunakan dalam program terpisah, Anda dapat dengan mudah mengekspor data itu untuk diproses lebih lanjut.
