Salah satu penemuan yang memainkan peran besar dalam operasi bisnis adalah pengolah kata. Awalnya diluncurkan pada 1800-an dalam bentuk mesin tik, hari ini perangkat lunak pengolah kata berbasis komputer melakukan pekerjaan kabinet file, mesin tik dan pena tinta digabungkan. Seiring dengan segudang kemampuan, kemudahan penggunaan dan keterjangkauan menjadikannya investasi bisnis yang masuk akal.
Jadikan Lebih Mudah Membuat Template
Dalam pengaturan kantor, dokumen yang paling sering digunakan sering dipersonalisasi sesuai skenario individu. Ini biasanya dilakukan dengan membuat template menggunakan perangkat lunak pengolah kata seperti MS Word atau Pages.
Templat adalah dokumen yang dibuat sebagai titik awal untuk dokumen mendatang. Seiring dengan fleksibilitas menambahkan dan menghapus data, template menawarkan kepada pengguna kemampuan untuk mengedit dan mencetak beberapa salinan surat bisnis penting, semuanya dengan informasi kunci yang berbeda.
Jadikan Lebih Mudah untuk Menyimpan dan Mengamankan Dokumen
Fitur "save" atau "save as" yang ditawarkan oleh dokumen pengolah kata memungkinkan pengguna untuk memberikan dokumen nama yang mudah diingat dalam lokasi file yang sama atau di lokasi file yang berbeda. Ketika dokumen disimpan ke komputer yang aman, informasi klien dilindungi dan mudah diambil kapan saja.
Fitur perlindungan kata sandi yang tersedia di dokumen terbuka mencegah perubahan tidak sah pada dokumen penting. Ini terbukti bermanfaat jika banyak orang mengandalkan informasi di dalam dokumen-dokumen ini untuk melakukan pekerjaan mereka (mis., Pengolah klaim asuransi kesehatan yang membayar klaim sesuai dengan perjanjian kontrak yang dibuat dengan dokter).
Menghemat Waktu dan Lingkungan
Ketika fitur perangkat lunak pengolah kata digunakan bersama dengan keterampilan organisasi yang baik, ini menghemat waktu pengguna. Alih-alih menghabiskan waktu menyortir dan mencari dokumen yang salah tempat atau salah tempat, menggunakan fitur pencarian di komputer membuat pencarian file menjadi mudah.
Selanjutnya, pemrosesan kata menguntungkan lingkungan dengan mengurangi jumlah dokumen yang diperlukan untuk melakukan tugas sehari-hari (mis. Pengarsipan, mengirim surat, mengirim agenda rapat). Dengan mengirimkan dokumen melalui email yang diamankan, biaya pengiriman dan limbah kertas berkurang secara signifikan.
