Sebuah laporan situasi adalah persis apa yang tersirat dari namanya: sebuah laporan tentang situasi yang mengandung informasi faktual yang diverifikasi yang memberikan gambaran yang jelas tentang "siapa, apa, di mana, kapan, mengapa dan bagaimana" dari suatu insiden atau situasi. Banyak organisasi menggunakan laporan situasi untuk memberi atasan masukan dan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dan tepat. Organisasi manajemen darurat, lembaga pemerintah, layanan bersenjata, bisnis, lembaga penegak hukum, organisasi nonpemerintah kemanusiaan dan diplomat semuanya mengandalkan laporan situasi.
Amati situasinya sejelas mungkin. Jika peristiwa itu adalah bencana alam, lihat daerah bencana dan catat dampaknya pada tanah, infrastruktur, dan populasi. Laporan situasi harus memberikan semua fakta yang relevan kepada orang-orang yang akan mendasarkan keputusan mereka pada fakta-fakta itu. Amati dengan seksama. Dugaan dan pendapat tidak termasuk dalam laporan situasi.
Bicaralah dengan semua orang yang terlibat dari siapa Anda membutuhkan informasi. Setiap organisasi yang membutuhkan atau membuat laporan situasi kemungkinan akan mendaftar personel yang perlu dihubungi dan ditanyai. Catat dengan baik selama setiap percakapan karena Anda akan memasukkan data ini dalam laporan.
Kumpulkan dan kumpulkan data. Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran yang paling komprehensif tentang suatu peristiwa dan hasil dari peristiwa itu. Catat perincian tentang setiap aspek situasi: apa yang terjadi, kepada siapa, perincian waktu, tanggal dan lokasi, dampak pada infrastruktur dan bagaimana penduduk setempat merespons. Banyak organisasi memiliki format standar untuk laporan situasi yang meminta jenis informasi tertentu. Jika ada format seperti itu, gunakan itu. Ini akan membuat pengumpulan data lebih cepat dan lebih tepat.
Tulis laporan dalam urutan logis. Sertakan semua informasi yang relevan. Gunakan kosakata yang jelas dan ringkas untuk menggambarkan peristiwa, menghindari kata sifat dan kata keterangan. Laporan kemajuan rutin kemungkinan akan mengikuti laporan situasi awal, jadi Anda hanya perlu menjelaskan apa yang terjadi saat ini, bukan apa yang mungkin terjadi dalam waktu dekat.
Sertakan sorotan utama atau bagian ringkasan eksekutif di awal laporan, tetapi hanya setelah semua data dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam urutan logis. Gunakan fakta dan angka, menghindari anggapan. Bagian ringkasan atau sorotan perlu menyampaikan informasi paling penting bagi atasan yang sibuk untuk dibaca terlebih dahulu.
Kiat
-
Ingatlah para pembaca laporan dan apa yang perlu mereka ketahui tentang situasinya.
