Apakah Anda organisasi nirlaba baru yang ingin mengubah dunia atau kelompok kecil yang berusaha mengumpulkan dana untuk seragam sekolah, menerima dan memproses donasi tunai bisa jadi sulit. Penggalang dana yang bermaksud baik tidak perlu berbuat banyak untuk masuk ke dalam air panas yang serius dengan IRS, jadi gunakan tips dalam panduan ini untuk menghemat waktu dan upaya dengan menetapkan praktik keuangan yang ketat. Cari tahu cara memproses sumbangan tunai, membuka rekening koran, dan menggunakan Internet untuk menangani hadiah uang tunai sehingga kelompok Anda dapat melakukan bisnis membantu orang lain daripada berulang kali menjelaskan bagaimana upaya kelompok tersebut ditanggung.
Buka rekening bank atas nama organisasi atau tujuan Anda. Ini biasanya memerlukan dokumentasi, jadi bawalah piagam, anggaran rumah tangga Anda, artikel pendirian dan jenis dokumen lainnya yang dapat digunakan sebagai bukti misi dan prinsip-prinsip organisasi Anda.
Mandat dua penandatangan untuk semua transaksi tunai dengan rekening bank Anda. "Tanda tangan ganda diperlukan" ini tidak memerlukan biaya lagi untuk diimplementasikan, tetapi hal ini jauh untuk meyakinkan donor dan anggota bahwa organisasi Anda sedang naik dan naik.
Buat konsep "formulir sumbangan tunai" standar dan minta setiap pemberi hadiah mengisi satu setiap kali kontribusi diberikan. Formulir ini harus mencantumkan nama donor, alamat, dan informasi kontak lainnya, tempat untuk jumlah uang tunai, tanggal dan juga harus menyebutkan ketentuan di mana sumbangan --- semua atau sebagian --- diijinkan sebagai suatu penghapusan pajak. Tambahkan garis untuk tanda tangan orang yang menerima sumbangan.
Kualifikasi setiap hadiah uang tunai untuk memastikan bahwa hadiah itu sesuai dengan misi organisasi Anda. Pastikan tidak ada "ikatan" yang terlampir dan bahwa tidak ada konflik kepentingan atau quid pro quo yang tersirat dalam kontribusi sebelum grup Anda menerimanya.
Setuju dengan metode standar untuk memproses sumbangan kotak sumbangan. Gunakan apa yang disebut sistem penghitungan dua tangan yang membutuhkan setidaknya dua anggota kelompok untuk menyaksikan setiap transaksi kotak sumbangan. Kontrol fisik kotak-kotak ini harus dipantau dengan ketat. Simpan catatan terperinci tentang waktu, tanggal dan orang yang menghitung, mentransfer, menyetor, atau memindahkan dana kotak sumbangan.
Tetapkan batas pelaporan untuk sumbangan tunai untuk membuat pemeriksaan dan keseimbangan hukum. Beberapa grup memerlukan konsensus sebelum jumlah yang ditetapkan dapat diterima (mis., $ 1.000) untuk membuat kepentingan khusus tertentu dipantau atas nama grup.
Pertimbangkan untuk menggunakan layanan pihak ketiga seperti Pay Pal untuk memproses hadiah uang tunai. Tidak diperlukan situs web (meskipun banyak klub merasa mudah menautkan ke Pay Pal melalui tautan beranda) dan pendukung dapat memberikan donasi aman dari bank atau kartu kredit mereka. Jejak kertas komprehensif dan mudah digunakan. Pal Bayar juga dapat mengatur langganan bulanan otomatis untuk pemberi yang sering.
Menyiapkan spreadsheet Excel (atau program perangkat lunak basis data lainnya) untuk melacak semua penerimaan kas. Keluarkan sumbangan kotak uang tunai, cek, transaksi kartu kredit, hasil Pay Pal dan penerimaan pendapatan tambahan untuk mengawasi dari mana uang tunai grup berasal dari upaya pemasaran di masa depan.
Bekerja dengan bankir atau akuntan jika keanggotaan Anda tidak termasuk anggota tim yang nyaman dengan keuangan. Selalu kirim surat terima kasih kepada pemberi hadiah segera setelah sumbangan uang tunai mereka telah diterima. Sentuhan ekstra ini, ketika dikirim pada waktu yang tepat, mengingatkan donor atas kontribusi mereka, berbicara banyak tentang rasa terima kasih kelompok dan menetapkan panggung untuk banding kampanye di masa depan.
