Dokumentasi karyawan penting karena beberapa alasan. Dokumentasi membenarkan tindakan ketenagakerjaan, dari rekrutmen dan seleksi hingga pengunduran diri, pensiun atau pemutusan hubungan kerja. Pelatihan dan pengembangan serta kompensasi dan manfaat juga merupakan bagian dari dokumentasi karyawan. Mempertahankan dokumentasi yang akurat dan lengkap mendukung tujuan sumber daya manusia, seperti perencanaan suksesi dan promosi dari dalam. Dokumentasi karyawan, ketika dipersiapkan dengan cermat, rahasia dan sesuai dengan kebijakan perusahaan, adalah tulang punggung departemen sumber daya manusia.
Rekrutmen dan Seleksi
Bahkan jika proses rekrutmen dan seleksi Anda dimulai dengan pengajuan aplikasi online melalui sistem pelacakan pelamar, dokumentasi masih merupakan komponen penting dari proses perekrutan. Paling tidak, proses perekrutan termasuk penyaringan telepon awal, wawancara tatap muka dan evaluasi pewawancara. Dokumentasi sangat penting untuk proses ini - mencatat selama wawancara pribadi praktis merupakan persyaratan untuk membantu membuat keputusan perekrutan yang bijaksana. Selain itu, jika Anda ingin meneruskan kualifikasi kandidat ke manajer perekrutan lain, ada baiknya membagikan catatan wawancara Anda. Catatan wawancara berisi penilaian dan pendapat pribadi Anda. Oleh karena itu, kecuali catatan dari proses rekrutmen dan wawancara berisi nilai tes atau menyatakan kembali fakta-fakta tertentu tentang keahlian kandidat, jenis dokumentasi ini biasanya tidak menjadi bagian dari file personel. Yang penting, dokumentasi karyawan juga membuktikan kelayakan kerja.
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Mendokumentasikan kinerja karyawan penting untuk menjaga kepuasan kerja, produktivitas, dan keterlibatan. Sistem manajemen kinerja Anda mencakup sejumlah komponen, seperti deskripsi pekerjaan, umpan balik informal, pelatihan, tindakan disipliner, dan evaluasi kinerja tahunan. Semua komponen ini memerlukan dokumentasi agar sistem manajemen kinerja Anda tetap pada jalurnya. Kurangnya dokumentasi hampir tidak ada komunikasi di bidang ini. Karyawan bergantung pada umpan balik untuk menginspirasi motivasi dan meningkatkan moral karyawan. Tanpa dokumentasi, karyawan tidak memiliki alat yang diperlukan untuk memenuhi harapan majikan.
Kompensasi dan keuntungan
Dokumentasi karyawan adalah elemen penting dari struktur kompensasi dan tunjangan Anda. Tanpa jenis dokumentasi ini, tidak mungkin untuk melacak upah karyawan, kenaikan prestasi, bonus akhir tahun dan pengurangan wajib dan sukarela. Dokumentasi juga mempertahankan status tunjangan karyawan, seperti opsi perawatan kesehatan, perawatan dependen, dan akun pengeluaran fleksibel. Divisi penggajian mencatat banyak dokumentasi karyawan di bidang ini; namun, petugas privasi Anda memiliki akses eksklusif ke semua dokumentasi terkait medis untuk menjaga kerahasiaan informasi karyawan.
Akhir Pekerjaan
Ketika masa kerja karyawan dengan perusahaan berakhir, dokumentasi sangat penting. Apa pun alasannya, Anda harus menyiapkan dan mengajukan dokumen yang mendokumentasikan tindakan ketenagakerjaan ini. Jika Anda memberhentikan seorang karyawan, dokumentasi akan membenarkan keputusan Anda. Pemberhentian karyawan terkait dengan kinerja yang buruk, pelanggaran kebijakan, atau kesalahan berat memerlukan dokumentasi untuk mendukung pemutusan hubungan kerja secara paksa. Jika karyawan memutuskan untuk mengajukan keluhan karena pemecatan yang salah, dokumentasi dapat melindungi aset perusahaan Anda jika keluhan tersebut meningkat menjadi litigasi. Jika seorang karyawan pensiun atau mengundurkan diri, dokumentasi diperlukan untuk melanjutkan manfaat kesehatan dan pendapatan.
