Teknologi komputer mendorong kita ke era penyimpanan elektronik. Bisnis dari semua jenis sedang tren ke arah kantor tanpa kertas dalam upaya untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Terlepas dari semakin meningkatnya penekanan pada data yang terkomputerisasi, banyak bisnis yang dilakukan masih bergantung pada penyimpanan dokumen. Keputusan untuk menggunakan file lateral atau vertikal di lingkungan kantor tergantung pada berbagai faktor.
Penyimpanan Catatan Sejarah
Selama bertahun-tahun, kebutuhan akan pencatatan telah meningkat dengan pertumbuhan populasi dan kelahiran bisnis baru. Profesi seperti hukum dan kedokteran memerlukan catatan tertulis yang lengkap dan akurat dari transaksi klien. Produsen dan pengecer mengandalkan file pelanggan untuk penjualan langsung dan mencatat pembelian. Di masa lalu, kebutuhan untuk penyimpanan dokumen telah menciptakan ceruk industri bagi perusahaan yang berusaha untuk memenuhi berbagai kebutuhan pengarsipan. Penyimpanan dokumen di tempat kerja telah berevolusi dari tumpukan kertas di rak dan di lubang cubby ke sistem pengarsipan yang dipikirkan dengan baik yang tersedia dari banyak produsen.
Sistem Pengarsipan Vertikal
Lemari vertikal adalah yang lebih tua dari lemari arsip utama yang populer digunakan. Mereka dapat dibangun dari kayu atau logam dan tersedia dengan dua, empat atau lima laci. File dua laci diproduksi agar sesuai dengan ketinggian meja standar sebagai masalah kompatibilitas kerja. Lima file vertikal laci biasanya 60 inci dan tidak umum digunakan di kantor karena laci atas terlalu tinggi untuk akses yang mudah. Mereka digunakan di area penyimpanan massal di mana ruang di premium. File vertikal disediakan dalam dua ukuran laci dasar untuk mengakomodasi dokumen berukuran letter dan legal.
Sistem Pengarsipan Lateral
File lateral menawarkan beberapa keuntungan berbeda dibandingkan file vertikal. Mereka dapat mengakomodasi dokumen berukuran letter dan legal. File lateral biasanya menyediakan ruang arsip sebanyak sepertiga lebih banyak daripada laci file vertikal. Karena mereka tersedia di ketinggian meja, mereka melayani tujuan ganda file dan credenza. Kedua laci mudah diakses saat duduk. Di mana stasiun kerja membutuhkan ketersediaan file-file tertentu yang siap dan diulang, file lateral adalah solusi pengarsipan yang ideal. Karena fungsi ini saja mereka adalah sistem pengarsipan yang disukai untuk eksekutif dan profesional.
Tips Mengarsipkan
Dalam memilih lemari arsip untuk bisnis Anda, berikan pertimbangan yang cermat tentang bagaimana file akan digunakan dan oleh personel apa. Perwakilan penjualan di dalam atau staf pendukung teknis yang membutuhkan akses cepat ke dokumen akan lebih baik dilayani dengan sistem pengarsipan lateral. Yang terbaik adalah berkonsultasi dengan profesional filing sebelum komitmen dibuat untuk filing lateral atau vertikal. Pemasok peralatan kantor besar telah melatih staf yang tersedia untuk merekomendasikan jenis pengarsipan yang paling efisien untuk perusahaan bisnis tertentu. Mereka akan menawarkan skema perencanaan dan tata letak sebagai bagian dari proses penjualan.
Opsi untuk Dipertimbangkan
Berkonsultasilah dengan beberapa perusahaan penyedia peralatan kantor ketika mempertimbangkan sistem file untuk memastikan Anda mendapatkan yang terbaik untuk uang Anda. Pertimbangkan kemungkinan penghematan dengan membeli barang bekas dari dealer atau di lelang. Jika keuangan ketat, lihat opsi penyewaan peralatan pengarsipan yang diperlukan.
