Di dunia sekarang ini, Anda dapat berkomunikasi secara profesional menggunakan beberapa metode. Penting untuk mengetahui aturan korespondensi bisnis yang tepat untuk surat, email, dan kartu ucapan. Kesalahan kecil dapat membuat perbedaan antara mengesankan orang yang menerima korespondensi Anda dan menyinggung perasaannya. Juga, sangat membantu untuk mengetahui kapan email akan cukup dibandingkan dengan huruf yang diketik atau catatan tulisan tangan.
Surat Tradisional
Cetak surat tradisional pada kop surat menggunakan stok yang lebih berat atau bertekstur. Kop surat harus menyertakan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email pengirim. Jika kop surat tidak tersedia atau surat itu pribadi, judul yang tepat untuk orang atau orang-orang yang mengirim surat itu akan muncul di sudut kiri atas. Misalnya, jika Anda dan pasangan mengirim surat keluhan ke bisnis, sertakan yang berikut ini:
Tuan dan Ibu John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Selanjutnya, daftarkan penerima korespondensi Anda dan alamat di margin kiri. Nama dan alamat harus formal, termasuk judul dan sebutannya.
Tanggal datang berikutnya dalam format ejaan, misalnya: 23 Juni 2010. Di bawah tanggal, sertakan garis referensi materi pelajaran surat itu, menggunakan formulir "RE: (referensi)."
Salam berikutnya dan harus mencerminkan hubungan Anda dengan pesta. Jika Anda menggunakan nama depan, sambut dia dengan "Sayang" dan sertakan nama depannya. Jika surat itu ditujukan ke departemen atau penerima yang tidak dikenal, gunakan "Tuan-tuan yang Terhormat" atau "Tuan-tuan atau Nyonya Yang Terhormat:" atau bahkan "Kepada Kepada Siapa Pun."
Semua surat bisnis harus ditutup secara formal. Pilihan terbaik untuk akhiran profesional hanyalah "Hormat" atau "Salam Terbaik." Hindari ujung berenda.
Catatan tulisan tangan
Catatan tulisan tangan sesuai dalam banyak situasi bisnis, seperti ucapan terima kasih, selamat atas prestasi seperti kelulusan, kelahiran keluarga, promosi, dan belasungkawa.
Amplop harus menyertakan nama dan alamat resmi penerima. Alamat pengirim Anda akan muncul di bagian belakang amplop, meskipun dapat masuk ke sudut kiri atas depan.
Kartu tersebut harus menyertakan salam akrab yang didasarkan pada hubungan Anda. Jika Anda menggunakan nama depan, gunakan nama depan. Jika tidak, pilih salam hormat yang sesuai dengan sentimen.
Buat badan catatan singkat dan tulis atau cetak dengan rapi dengan tinta biru atau hitam. Jika Anda tidak memiliki tulisan tangan yang layak, temukan seseorang yang punya.
Langsung ke intinya. Jika Anda mengucapkan terima kasih, pilih satu atau dua frasa yang mengingatkan penerima apa yang Anda syukuri, tapi jangan terlalu detail. Jika Anda memberi selamat kepada seseorang, sertakan untuk apa dan, jika perlu, bagaimana Anda menerima informasi tersebut. Jika pertunangan klien ada di surat kabar, misalnya, klip pengumuman dan sertakan dengan kartu atau rujukan di catatan Anda.
Akhiri catatan dengan "Hormat." Tanda tangani surat dengan nama dan judul resmi Anda jika Anda kurang terbiasa dengan penerima. Jika Anda lebih akrab, nama depan Anda sesuai.
Email menghadirkan topik perdebatan baru untuk perilaku komunikasi bisnis. Aturan pertama adalah mengetahui bahwa penerima Anda menerima atau lebih memilih korespondensi email.
Sajikan profil email yang terhormat. Alamat Anda dan baris subjek harus dapat diidentifikasi dan mencerminkan status bisnis atau profesional Anda. Misalnya, jika Anda mengirim email ke klien, itu harus "[email protected]" alih-alih "[email protected]."
Tidak perlu untuk alamat orang dalam seperti dengan surat-surat tradisional, jadi mulailah dengan sambutan, yang harus mencerminkan hubungan Anda dengan penerima dan seformal mungkin. Email palsu bisnis yang umum adalah tidak adanya salam sederhana, yang memberi tahu penerima bahwa email itu ditujukan untuknya.
Jangan gunakan email untuk menyelesaikan masalah bisnis yang harus ditangani secara langsung. Hindari konfrontasi email, dan ingat bahwa email hidup selamanya di hard drive dan server dan dapat digunakan di pengadilan.
Hindari mengoceh dalam email bisnis. Jika Anda harus memasukkan banyak detail, buat dokumen untuk mereka dan lampirkan daripada meletakkannya di badan email.
Hindari emotikon, gaul komputer, tanda seru atau tanda tanya lebih dari satu kali, dan tutup kunci. Jika Anda ragu dengan konten atau formatnya, cobalah mencetaknya di kop surat dan mengevaluasi profesionalitasnya. Jika tidak terlihat profesional di atas kertas, itu tidak profesional dalam email.
Jadikan profesional penutup dengan "Terima Kasih" atau "Hormat." Informasi bisnis dan kontak Anda harus masuk dalam tanda tangan email Anda. Tanda tangan yang dipindai atau diformat secara elektronik dapat diterima. Jika Anda biasanya menggunakan kutipan, tagline, atau informasi lainnya, evaluasi seberapa tepat untuk situasi bisnis.
