Dari lorong dan ruang kelas pendidikan tinggi hingga ruang dewan perusahaan di Amerika, surat-surat deklarasi melayani banyak sekali tujuan di bidang komunikasi. Seperti namanya, surat itu menyatakan sesuatu. Ini juga dapat dianggap sebagai pernyataan fakta, pengumuman atau klarifikasi. Terkadang, ada masalah yang dipertentangkan atau uang atau reputasi dipertaruhkan. Untuk alasan apa pun Anda menulis surat pernyataan untuk organisasi Anda, pilih nada yang masuk akal dan logis, pertahankan fokus Anda dan pertahankan surat itu singkat dan singkat.
Nyatakan Tujuan Surat Pernyataan
Nyatakan tujuan Anda secara tertulis surat deklarasi. Misalnya, Anda menulis surat pernyataan kepada karyawan untuk mengumumkan peluncuran produk atau layanan baru. Buang-buang waktu untuk sampai ke titik: "Saya menulis untuk mengumumkan bahwa setelah empat tahun studi dan penelitian intensif, Perusahaan Vitamin ABC akan meluncurkan suplemen pencernaan baru, yang disebut Quell, pada 17 Februari."
Isi Detail
Berikan detail deklarasi terkait lainnya. Dalam contoh ini, Anda mungkin ingin memasukkan berapa biaya suplemen dan di mana akan dijual.
Jadwalkan Waktu untuk Menjawab Pertanyaan
Antisipasi kebutuhan audiens Anda - dalam hal ini, karyawan Anda. Mereka ingin tahu bagaimana deklarasi - peluncuran produk - mempengaruhi mereka. Daripada meruntuhkan surat Anda dengan detail, Anda mungkin ingin mengadakan pertemuan untuk mengungkap produk dan menjawab pertanyaan. Berikan waktu dan tanggal pertemuan seperti itu dalam surat Anda, dan tentukan apakah kehadiran itu opsional atau wajib.
Tutup Pernyataan
Tutup surat pernyataan Anda dengan cekatan, dengan mempertimbangkan budaya perusahaan Anda dan dinamika saat ini. Anda mungkin ingin menunjukkan ke depan, memberikan perkiraan tentang apa arti pernyataan tersebut - peluncuran produk - bagi perusahaan Anda. Anda mungkin mengeluarkan ajakan untuk bertindak, atau langkah-langkah yang Anda harapkan diambil oleh karyawan karena deklarasi tersebut. Atau, jika Anda merasakan penolakan di cakrawala, ungkapkan harapan Anda bahwa organisasi Anda akan bersatu untuk menjadikan sumber deklarasi ini berhasil.
Selesaikan semuanya dengan berterima kasih kepada para penerima atas waktu mereka. Langsung pertanyaan sementara kepada atasan langsung mereka atau lebih baik lagi, untuk Anda secara langsung, untuk mendukung semangat kerja sama.
Lakukan Proofreading menyeluruh
Pernyataan minat sering menjadi bagian dari sejarah perusahaan - dan dapat diposting di situs web untuk dilihat orang luar. Karena itu, itu harus menjadi sumber kebanggaan dan tekad. Beri diri Anda waktu untuk mengoreksi, mengedit, dan merevisi surat pernyataan Anda. Mintalah kolega yang tepercaya atau orang kepercayaan untuk meninjau surat Anda dan mengundang komentar dan kritik membangun mereka. Jadikan deklarasi Anda sebagai contoh untuk menginspirasi orang lain.
