Mungkin tantangan terbesar yang terlibat dengan membuat ringkasan eksekutif adalah menjaganya tetap pendek ketika ada begitu banyak yang ingin Anda katakan.Gagasan di balik ringkasan bukanlah untuk membanjiri pembaca Anda dengan detail tetapi untuk menjual proyek atau proposal Anda bahkan sebelum ia mulai membaca laporan yang lebih panjang. Ini menempatkan banyak kepentingan pada dokumen singkat, dan kadang-kadang daya tarik visual dapat dihitung sebanyak kata-kata Anda yang sebenarnya.
Memutuskan Apakah Anda Membutuhkan Ringkasan
Proyek Anda mungkin tidak memerlukan ringkasan eksekutif sama sekali. Jika Anda diundang untuk mengajukan proposal, permintaan proposal dapat menunjukkan bahwa ringkasan tidak diperlukan. Jika memang meminta ringkasan, mungkin merinci apa yang harus Anda sertakan dan ini akan membuat pemformatan dan penulisan menjadi lebih mudah.
Menentukan Panjang
Sebelum Anda mulai menulis dan memformat, ada baiknya Anda memiliki gagasan tentang berapa banyak halaman yang Anda miliki untuk mendapatkan poin utama Anda. Universitas Negeri Colorado menyarankan agar ringkasan tidak boleh lebih dari 10 halaman atau 10 persen dari keseluruhan laporan atau proposal Anda. Tetapi Universitas A&M Texas menyarankan untuk tidak melebihi 5 persen dari proposal atau laporan Anda. Ini akan tergantung pada tingkat tertentu pada sifat proyek Anda, tetapi menghitung total halaman laporan Anda dan berencana untuk datang di suatu tempat antara 5 dan 10 persen dari itu.
Mengatur Konten
Jika Anda memiliki kurang dari 10 halaman untuk dikerjakan, mengatur informasi Anda untuk dampak terbaik adalah yang terpenting. Mulailah dengan pengantar, jelaskan tujuan laporan atau proposal Anda. Beranjak dari sana untuk menjelaskan tujuan atau solusi Anda terhadap masalah yang diangkat dalam pengantar Anda. Letakkan bagian untuk penelitian temuan yang mendukung tujuan Anda, jika sesuai. Jelaskan bagaimana Anda akan mengimplementasikan proyek Anda. Jika ini melibatkan beberapa langkah, pecahkan dengan poin-poin. Kemudian buat rekomendasi Anda dan selesaikan dengan promosi penjualan singkat.
Memformat Konten
Meskipun panjang ringkasan Anda penting, hindari godaan untuk menjejalkan sebanyak mungkin kata ke halaman Anda dalam upaya untuk mengarahkan pulang tujuan proyek Anda. Sisakan ruang putih yang cukup agar tidak membanjiri pembaca Anda ketika dia pertama kali melihat ringkasan - halaman yang penuh dengan kata-kata bisa menakutkan. Gunakan paragraf pendek yang dipecah oleh header dan poin-poin. Cobalah untuk tidak memasukkan lebih dari satu paragraf di setiap bagian. Di samping setiap tajuk, Anda dapat menyertakan referensi ke halaman laporan mana yang berisi informasi lebih rinci tentang apa pun yang dibahas bagian itu. Sertakan informasi kontak Anda di bagian paling akhir - jika pembaca Anda ingin segera menghubungi Anda, Anda tidak ingin dia harus menggali laporan Anda untuk informasi ini. Anda mungkin memusatkan ini sehingga menonjol.
