Seperti lapangan golf eksekutif, yang lebih pendek dan membutuhkan waktu lebih sedikit untuk bermain daripada kursus tradisional, ringkasan eksekutif adalah bentuk singkat dari laporan panjang yang telah Anda tulis. Namun itu tidak berarti itu kurang penting. Agar paling efektif, harus mengikuti format ringkasan eksekutif tertentu. Ringkasan eksekutif Anda akan dibaca oleh orang-orang yang tidak memiliki banyak waktu. Perlu menarik perhatian mereka dan menahannya melalui semua poin penting yang Anda ingin mereka tahu dan, ketika mereka selesai, bersemangat untuk mendengar lebih banyak.
Definisi Ringkasan Eksekutif
Ringkasan eksekutif adalah versi mini dari setiap dokumen penting yang Anda tulis. Dengan demikian, itu harus menyentuh semua yang ada di laporan Anda. Seperti dokumen utama Anda yang lebih besar, ringkasan eksekutif bersifat formal karena menyertai laporan formal. Itu harus ditulis sebagai orang ketiga seolah-olah seseorang memberi tahu orang lain tentang bisnis Anda. Hanya dalam satu hingga tiga halaman, ia perlu menjelaskan apa yang dilakukan bisnis Anda, siapa target pasarnya dan bagaimana bisnis Anda lebih unggul dari bisnis lain dari jenisnya.
Namun, ringkasan eksekutif tidak boleh terlalu berorientasi penjualan. Itu bukan bagian pemasaran. Pertahankan nada informasional, tetapi jangan melebih-lebihkan fakta. Ringkasan eksekutif harus dapat berdiri sendiri sehingga, setelah membacanya, pembaca akan memiliki gambaran yang lengkap, meskipun singkat, tentang bisnis Anda dan tujuan laporan.
Kapan Menggunakan Ringkasan Eksekutif
Menulis ringkasan eksekutif untuk setiap laporan formal adalah strategi cerdas untuk membuat laporan panjang Anda pada akhirnya dibaca. Namun itu tidak berarti Anda selalu membutuhkannya. Anda mungkin menghabiskan waktu berhari-hari mengerjakan anggaran, yang, tentu saja, penting dan dapat dianggap formal. Tetapi Anda tidak perlu ringkasan eksekutif untuk menyertainya. Ringkasan eksekutif adalah untuk dokumen yang rumit dan panjang yang mungkin tidak bisa dibaca orang seluruhnya.
Laporan yang ditulis untuk menarik investor, mendapatkan pinjaman atau mendorong kemitraan seringkali panjang. Sebelum individu, bank, atau pemodal ventura mana pun akan setuju untuk berinvestasi atau bermitra dengan Anda, mereka ingin mengetahui segala sesuatu tentang bisnis Anda. Itu membutuhkan dokumen yang panjang dari Anda. Tetapi mereka tidak punya waktu untuk membaca setiap laporan panjang yang melintasi meja mereka.
Mereka akan memindai ringkasan eksekutif. Jika terlihat menarik dan mudah dipahami, mereka akan membaca seluruh ringkasan. Setelah membacanya, mereka harus memiliki gambaran lengkap dari bisnis Anda, tujuan Anda, dan apa yang Anda minta dari mereka. Kemudian, mereka dapat melihat halaman laporan itu sendiri untuk versi yang lebih lengkap dari apa pun yang menarik minat mereka.
Templat Ringkasan Eksekutif
Ringkasan eksekutif harus mengikuti urutan laporan Anda yang lebih besar. Format itu memudahkan pembaca untuk menemukan informasi yang mereka tertarik pelajari lebih lanjut. Contoh ringkasan template eksekutif untuk diikuti adalah:
Tujuan laporan: Ini bisa satu kalimat atau paragraf pendek.
Deskripsi Perusahaan: Nama lengkap perusahaan, tujuan perusahaan, sejarah singkat (mis. Didirikan pada 2017 hingga …) dan untuk apa bisnis itu dikenal.
Sasaran pasar: Siapa yang menggunakan produk atau layanan Anda sekarang, dan siapa yang ingin Anda gunakan di masa depan.
Organisasi perusahaan: Deskripsi singkat tentang tingkat-C dan anggota tim lainnya yang tidak terpisahkan dari laporan ini.
Deskripsi produk atau layanan: Garis besar singkat dari lini produk atau kategori layanan. Sorot produk atau layanan utama, terkenal atau paling menguntungkan. Jelaskan produk atau ide baru yang ingin Anda perkenalkan jika itu tujuan atau alasan untuk meminta pembiayaan.
Usaha pemasaran: Ringkasan tentang cara Anda memasarkan perusahaan, termasuk semua jalan seperti iklan, PR, acara, dan tim penjualan. Apa yang ingin Anda ubah atau tingkatkan.
Masalah / solusi: Tinjauan masalah yang dihadapi, solusi sejauh ini dan solusi yang diusulkan setelah pendanaan.
Cuplikan keuangan: Deskripsi situasi keuangan Anda saat ini dan proyeksi masa depan dengan pendanaan, pertumbuhan yang diantisipasi, dan tujuan jangka panjang.
Bungkus: Ringkaslah, dalam beberapa kalimat, kesimpulan dari laporan.
Dapatkan Opini Luar
Tanyakan pada pelaku bisnis lain, yang pendapatnya Anda hargai, untuk mengoreksi ringkasan eksekutif Anda tentang tata bahasa, kesalahan ketik, kesalahan lain, dan kejelasan keseluruhan. Mintalah saran apa pun yang mereka miliki untuk membuatnya lebih baik. Tetap berpikiran terbuka dan jangan menerima saran atau kritik secara pribadi.
Memodifikasi untuk Tujuan Tertentu
Pertimbangkan memiliki versi yang sedikit berbeda dari ringkasan eksekutif untuk tujuan yang berbeda. Untuk investor, fokuslah pada mengapa investasi di perusahaan Anda bermanfaat. Untuk pinjaman, bicarakan lebih lanjut tentang apa yang telah Anda capai dengan pinjaman masa lalu dan kelayakan kredit Anda. Untuk calon mitra, perhatikan apa yang dapat Anda berdua capai bersama.
