Anda dapat menulis surat permintaan yang tidak diminta karena berbagai alasan. Misalnya, Anda dapat menulis surat kepada perusahaan yang menanyakan tentang lowongan pekerjaan, atau kepada penulis artikel akademik yang meminta informasi lebih lanjut atau izin untuk menggunakan bagian dalam pekerjaan Anda sendiri. Surat permintaan yang tidak diminta tidak selalu tidak diinginkan, tetapi Anda harus mengikuti prosedur umum dan aturan etiket untuk membuat penyelidikan karena dibutuhkan waktu dari hari penerima untuk merespons.
Atur margin Anda menjadi 1 inci di keempat sisi. Ini adalah format standar untuk surat bisnis. Menjadi profesional itu penting karena surat ini tidak diminta, dan Anda harus membuat kesan pertama yang baik.
Tetapkan spasi baris Anda ke 1.0, yang merupakan spasi tunggal. Banyak program pengolah kata memiliki spasi baris standar 1.15.
Ubah font menjadi Garamond, Times New Roman, Cambria, atau jenis huruf serif yang serupa. Jenis huruf Serif memiliki "kaki," atau serif di bagian atas dan bawah yang membantu memandu mata melintasi halaman yang dicetak. Jenis huruf ini dirancang untuk digunakan dalam cetakan dan mereka terlihat paling profesional dalam surat.
Ketikkan alamat Anda, tanpa nama Anda. Lalu, lewati spasi dan ketikkan tanggal. Lewati ruang lain dan ketikkan nama penerima, jabatan, nama dan alamat perusahaan, atau ketik "Sumber Daya Manusia" jika Anda melakukan penyelidikan tanpa diminta untuk suatu pekerjaan dan tidak memiliki nama orang yang bisa dihubungi.
Ketik "Yth (nama orang):". Jika Anda tidak tahu nama orang tersebut, seperti dalam kasus Direktur Sumber Daya Manusia, ketikkan "Kepala Sumber Daya Manusia yang terhormat:" atau "Dear Sir atau Madam:". Lewati jalur lain.
Perkenalkan diri Anda dan jelaskan alasan Anda menulis. Jelaskan secara spesifik tentang informasi yang Anda inginkan. Ini akan memungkinkan penerima untuk merespons permintaan Anda dengan lebih baik.
Tulis pertanyaan atau item yang Anda perlukan dalam format daftar untuk memastikan bahwa penerima tidak ketinggalan informasi apa pun.
Sertakan amplop yang ditujukan sendiri, dicap jika Anda mengirim pertanyaan melalui surat. Jika Anda meminta barang untuk dikirim, tawarkan untuk memberikan kompensasi kepada penerima untuk ongkos kirim atau meminta paket dikirim melalui cash on delivery (COD), dalam hal ini Anda membayarnya.
Terima kasih penerima atas waktu dan masalahnya. Tawarkan penerima insentif, jika berlaku, seperti disebutkan dalam artikel Anda.
Ketik "Hormat saya," dan lewati tiga spasi garis. Kemudian, ketikkan nama lengkap Anda. Cetak surat dan tandatangani di atas nama Anda yang diketik dengan tinta biru atau hitam.
Kiat
-
Jika memungkinkan, hubungi Departemen Sumber Daya Manusia atau departemen lain yang berlaku untuk mendapatkan nama kepala departemen. Anda memiliki peluang lebih baik untuk mendapatkan balasan jika Anda mengatasinya pada orang tertentu dan bukan pada jabatan.
