Perjamuan adalah acara yang menyatukan orang-orang yang berpartisipasi dalam organisasi bersama atau yang memiliki tujuan bersama untuk makan malam. Seringkali melalui acara-acara ini, penyelenggara perjamuan merayakan suatu pencapaian atau mengumpulkan uang untuk suatu tujuan. Jika Anda didakwa dengan tugas menyatukan perjamuan mendatang organisasi Anda, ingatlah beberapa detail kunci saat Anda memulai proyek ini.
Kembangkan komite perencanaan jika Anda perlu bantuan menyatukan program jamuan makan. Anda dapat menetapkan setiap orang untuk bertanggung jawab atas setiap acara pada program yang Anda kembangkan.
Tentukan peserta kunci yang akan dihormati atau ditampilkan di jamuan makan. Misalnya, jika Anda mengadakan acara penggalangan dana, Anda harus mengundang perwakilan organisasi yang akan menerima cek.
Perkirakan total jumlah peserta, termasuk para penerima penghargaan dan tim Anda, sehingga Anda dapat memesan lokasi untuk mengakomodasi grup untuk makan malam. Tetapkan harga tiket untuk jamuan Anda (jika ada).
Tetapkan tanggal dan waktu yang pasti untuk jamuan makan malam Anda yang konsisten dengan jadwal semua peserta utama. Pesan lokasi dan katering untuk tanggal secepat mungkin. Pastikan Anda memesan peralatan untuk jamuan juga, termasuk podium dan mikrofon untuk speaker.
Buat daftar jadwal acara dengan bantuan komite Anda. Mulailah dengan pengantar untuk menyambut tamu, kemudian beralih ke kata kunci dari VIP. Berikan setidaknya satu jam waktu bagi tamu untuk makan sebelum program dimulai. Identifikasi fokus acara dan letakkan di tengah jadwal, diikuti dengan kata penutup. Anda kemudian dapat mengisi item kunci lain yang ingin Anda tambahkan ke jadwal tergantung pada acara spesifik Anda.
Pekerjakan desainer grafis untuk membuat undangan untuk dikirim ke daftar undangan yang Anda inginkan serta tiket untuk dibagikan kepada tamu berbayar. Minta desainer untuk membuat program tercetak untuk didistribusikan di acara tersebut setelah jadwal dan peserta kunci Anda dikonfirmasi.
Iklankan perjamuan jika terbuka untuk umum di koran lokal Anda, iklan baris, dan di papan buletin. Berikan informasi tentang di mana para tamu dapat membeli dan mengambil tiket serta informasi kontak untuk Anda atau anggota komite perjamuan Anda.
