Banyak organisasi nirlaba dan pendidikan membutuhkan dukungan filantropis untuk mempertahankan operasi. Perjamuan penggalangan dana adalah salah satu cara terbaik untuk mengumpulkan dana untuk program seni, sekolah, rumah sakit, kelompok advokasi dan lainnya. Peristiwa-peristiwa ini dapat tampak rumit untuk direncanakan dan diatur. Mulailah dengan daftar periksa yang baik, buat kalender dan minta sukarelawan untuk membantu. Mulai berbulan-bulan sebelum tanggal perjamuan, dan pesan lokasi, katering, bakat, dan hiburan Anda lebih awal.
Jadwalkan acara tersebut dan beli buku perencanaan atau buku catatan (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) khusus untuk acara tersebut. Menyimpan folder untuk catatan, kontak, kartu nama, kwitansi, daftar sukarelawan, pemesanan, menu, dan semua detail yang akan muncul sebelum, selama dan setelah acara. Dapatkan penolong sedini mungkin, seperti koordinator sukarela, dan mulailah tugas pendelegasian.
Anggaran acara. Setelah Anda mengetahui jumlah kepala maksimum tempat acara, bayangkan biaya yang akan dialokasikan per orang untuk makanan, minuman, tas hadiah, dan barang-barang lainnya dalam daftar. Bayangkan biaya untuk setiap entri pada daftar periksa, seperti peralatan, biaya staf, sewa, biaya layanan, persen dan sebagainya. Harga tiket dan dana yang terkumpul akan menutupi biaya-biaya ini, tetapi pengeluaran awal akan mencakup sejumlah setoran dan biaya di muka.
Temukan dan amankan fasilitas untuk mengadakan jamuan. Ini bisa menjadi hotel besar, restoran besar yang menyambut pesta pribadi, tempat tidur dan sarapan atau rumah bersejarah. Anda perlu mengetahui kapasitas maksimum sehingga Anda tidak mengulur-ulur undangan untuk tamu, atau menjual lebih banyak tiket daripada yang diizinkan kamar. Sebagian besar perusahaan berkualitas akan memiliki staf untuk membantu perencanaan, serta katering dan layanan lainnya di rumah.
Pesan master upacara Anda (MC). Periksa dengan agen bakat lokal. Jika Anda ingin memesan pertunjukan "nama" atau selebritas, Anda harus memulai jauh sebelum tanggal yang diantisipasi karena beberapa memiliki jadwal yang sangat sibuk. Hubungi agen dan manajer untuk mendapatkan hiburan dan pesan semua bakat.
Pesan undangan, tiket, program, dan semua barang cetakan lainnya seperti brosur organisasi tempat pengumpulan dana. Jika Anda akan mengadakan pelelangan, mulailah mendapatkan barang yang disumbangkan. Tim relawan dapat menangani tanggung jawab itu. Lelang senyap tidak membutuhkan pelelang, tetapi pelelangan penawaran akan. Putuskan apakah MC Anda akan melakukannya, atau jika Anda memerlukan spesialis terpisah. Kirim undangan ke daftar donor organisasi. Pastikan untuk mencatat bahwa acara ini semi formal. Tentukan apa saja yang perlu diketahui tamu tertentu di luar tanggal, waktu, tempat, dan tamu atau hiburan khusus. Pastikan untuk mempromosikan lelang Anda.
Iklankan acara melalui buletin, iklan daring, surat kabar lokal, dan stasiun radio yang membawa PSA (Pengumuman Layanan Publik) untuk nirlaba. Stasiun televisi lokal mungkin juga memiliki kalender acara, dan program berita lokal dapat melakukan wawancara singkat atau menyambungkan acara tersebut, jadi siapkan semua detailnya.
Bicaralah dengan koki tempat, atau berbaris di luar katering. Putuskan apakah Anda akan menikmati prasmanan atau layanan penuh, makanan berlapis. Katakan anggaran Anda dan hitungan kepala yang diharapkan. Ini dapat diselesaikan lebih dekat dengan yang Anda dapatkan, tetapi selalu lebih baik untuk mempersiapkan lebih banyak orang daripada yang Anda harapkan daripada gagal memenuhi kebutuhan aktual.
Tetap berhubungan teratur dengan relawan, rekan kerja dan semua staf yang bekerja di acara tersebut. Tetapkan asisten khusus untuk setiap kelompok selebriti atau hiburan untuk membantu dengan apa pun selama acara berlangsung. Bertemu dengan semua sukarelawan sebelumnya untuk memastikan mereka tahu cara berpakaian, apa yang harus dilakukan, di mana harus kapan, dll.
Tiba di lokasi acara jauh lebih awal pada hari itu untuk menghias dan mengatur ruang. Jika Anda pergi untuk mempersiapkan diri, kembalilah dengan banyak waktu untuk bertemu tamu istimewa, selebritis, dan hiburan dan arahkan mereka ke tempat mereka akan duduk, bekerja, atau menunggu di belakang panggung. Jika Anda memiliki live band, mereka akan muncul lebih awal untuk mengatur dan melakukan pemeriksaan suara. Mengawasi detail akhir datang bersama, dan nikmati acara. Setelah itu, pastikan semuanya dibersihkan dan semua personel atau staf kunci dibayar. Kumpulkan amplop donasi dan berikan kepada orang yang tepat yang mewakili organisasi.
