Pesta barbekyu adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan dana untuk mendukung organisasi atau kegiatan amal sambil memberikan kesempatan bagi orang-orang untuk berpartisipasi dalam kegiatan yang murah dan ramah keluarga. Bergantung pada berapa banyak waktu yang Anda miliki dan berapa banyak orang yang ingin Anda hadiri, Anda mungkin memerlukan jaringan dukungan yang lebih besar dari relawan dan vendor lokal yang menawarkan sumbangan dalam bentuk barang. Mulailah merencanakan acara beberapa bulan sebelumnya untuk memberikan banyak waktu untuk mengoordinasikan makanan dan logistik.
Delegasikan Tugas yang Berbeda
Pertimbangkan berbagai prioritas untuk acara barbekyu dan temukan seseorang untuk bertanggung jawab atas setiap tugas. Anda mungkin ingin seseorang bertanggung jawab atas dekorasi, bertanggung jawab untuk mempromosikan acara, menjalankan penjualan tiket atau mengawasi pembelian dan menyiapkan makanan dan minuman. Beberapa relawan itu mungkin membutuhkan lebih banyak bantuan, jadi bersiaplah untuk merekrut lebih banyak relawan untuk melayani setiap komite khusus.
Menetapkan Tujuan Penggalangan Dana
Sebelum Anda mulai mengatur acara barbekyu, putuskan berapa banyak uang yang perlu Anda kumpulkan. Maka Anda dapat bekerja mundur dari sana. Misalnya, jika Anda memutuskan perlu mengumpulkan $ 1.000, cari tahu berapa banyak tiket yang mewakili. Bekerja mundur dari tujuan Anda membantu Anda menentukan seberapa luas Anda perlu mempromosikan acara dan berapa biaya yang harus Anda bayar untuk setiap piring makanan.
Temukan Sponsor dan Donatur
Teliti donor potensial dan sponsor sehingga Anda dapat membuat kasus yang kuat untuk bagaimana organisasi Anda selaras dengan nilai-nilai mereka. Hubungi sebelumnya untuk berbicara dengan manajer dan katakan Anda ingin datang dan menemuinya untuk memberi tahu dia tentang organisasi Anda. Ceritakan secara singkat tentang perjuangan Anda dan katakan Anda ingin mencari cara untuk bekerja sama. Dia mungkin menyumbangkan persediaan sendiri. Jika Anda mencari sponsor perusahaan, tanyakan jumlah tertentu. Hadirkan perusahaan lokal dengan paket sponsor yang mencakup nama bisnis mereka dalam materi iklan dan promosi. Ketika meminta sumbangan dari toko kelontong dan toko daging, cobalah tetap lokal. Toko tetangga sering ingin mendukung acara komunitas. Mulailah dengan bisnis independen lokal dan beri tahu mereka tentang organisasi Anda dan tujuan Anda untuk menjadikan acara ini perayaan komunitas yang besar. Juga cobalah mendekati toko roti lokal, distributor daging grosir dan kedai kopi. Tawarkan untuk mempromosikan bisnis dengan imbalan barang dan jasa. Misalnya, jika perusahaan keripik kentang setempat menyumbangkan sekantong keripik untuk penggalangan dana, buat tanda-tanda kecil di atas meja keripik yang menyatakan terima kasih atas dukungan perusahaan itu.
Pilih Lokasi Yang Baik
Temukan tempat yang bagus dengan banyak tempat parkir. Anda mungkin menginginkan lokasi di luar ruangan dengan ruang untuk banyak meja yang cukup jauh dari tempat perokok dan pemanggang akan didirikan. Pertimbangkan tempat dengan toilet yang dapat diakses dan ruang untuk menyiapkan acara. Taman umum yang ditunjuk dengan baik adalah pilihan yang baik. Apakah Anda memilih untuk menyajikan makanan di dalam ruangan atau di luar ruangan, pilihlah tempat yang terasa kasual, karena pesta barbekyu jarang merupakan acara formal. Jika Anda mengadakan barbekyu di dalam ruangan atau memilih lokasi darurat untuk hari hujan, pilih lokasi dengan akses mudah ke area memasak di luar ruangan. Penggalangan dana mungkin diadakan di aula gereja, pusat komunitas, markas klub sosial setempat atau gimnasium sekolah.
Promosikan Acara Secara Luas
Selain selebaran dan poster, promosikan acara barbekyu di koran lokal dan di blog yang berfokus pada komunitas. Tulis siaran pers yang menjelaskan tentang kegiatan amal Anda dan jenis makanan yang akan Anda miliki di acara barbekyu. Nyatakan dengan jelas harga tiket, waktu, dan lokasi. Sertakan tanggal hujan jika berlaku. Tuliskan nama-nama sponsor Anda di akhir siaran pers. Juga sertakan metode bagi orang untuk menyumbang langsung ke organisasi.
Menyewa Grill
Penyewaan peralatan seperti pemanggang dan perokok sering diberi harga dengan tarif harian dan mingguan. Perusahaan persewaan pasokan partai sering membawa panggangan, dan beberapa daerah memiliki perusahaan penyewaan panggangan dan perokok khusus. Jika Anda memutuskan untuk menyewa katering barbekyu, mereka akan memiliki panggangan dan persediaan sendiri. Atau, Anda dapat merekrut sukarelawan master panggangan yang bersedia membawa peralatan sendiri.
Makanan
Pesanlah daging terlebih dahulu dari tukang daging, toko kelontong atau pedagang grosir khusus. Pesan pesanan Anda setidaknya satu minggu sebelum acara. Jika Anda memasak ayam barbekyu untuk penggalangan dana, biarkan sekitar satu setengah jam untuk memasak. Ayam dapat dibagi dua, dan penggalangan dana barbekyu besar mungkin bertujuan untuk menjual setidaknya 300 bagian. Mulailah memasak sebelum waktu mulai resmi sehingga makanan siap ketika orang-orang mulai berdatangan. Hidangan pendamping seperti kacang, roti jagung, coleslaw, dan salad makaroni dapat disiapkan terlebih dahulu. Setiap anggota komite makanan dan minuman dapat bertanggung jawab atas satu atau dua lauk dan membuatnya di rumah atau membelinya dalam jumlah yang diperlukan. Jagung rebus adalah lauk klasik lainnya. Tongkol jagung harus dimasak di atas panggangan pada hari pesta.
