Formulir IRS W-2 menunjukkan upah yang diperoleh selama bertahun-tahun, serta pajak yang dipotong dari upah tersebut. Pengusaha harus mengeluarkan formulir W-2 untuk setiap karyawan. Karyawan mengajukan salinan formulir W-2 mereka dengan formulir pajak federal dan negara bagian mereka. W-2 berfungsi sebagai bukti penghasilan untuk karyawan dan sebagai bukti upah yang dibayarkan dan pajak yang dipotong untuk majikan. Formulir W-2 juga berisi informasi tentang kontribusi ke rekening pensiun dan tunjangan asuransi kesehatan yang disediakan oleh majikan.
W-2 Untuk Majikan
Jika Anda memiliki karyawan, Anda harus mengajukan W-2 untuk setiap karyawan. Anda harus memberikan salinan W-2 kepada karyawan dan IRS. Anda harus memberikan W-2 walaupun karyawan tersebut hanya bekerja sebagian tahun. Isi formulir W-2 dengan nama dan alamat karyawan, nomor Jaminan Sosial, jumlah upah kotor yang dibayarkan kepada karyawan, jumlah upah kena pajak, dan jumlah yang Anda potong untuk pajak pendapatan federal, pajak Medicare dan Jaminan Sosial. Tunjukkan jumlah sebelum pajak yang dipotong dari gaji karyawan untuk manfaat pensiun. Jika Anda berada di negara bagian dengan pajak pendapatan negara, Anda harus mengisi kotak di bagian bawah W-2 untuk menunjukkan jumlah yang Anda potong untuk pajak pendapatan negara.
W-2 Untuk Karyawan
Laporkan informasi pada formulir W-2 Anda tentang penghasilan Anda dan pajak yang dipotong dari gaji Anda pada Formulir 1040 atau 1040EZ Anda. Jika Anda menerima lebih dari satu W-2 karena Anda memiliki lebih dari satu majikan, tambahkan bersama jumlah yang ditunjukkan pada formulir ini. Jika Anda mengajukan pengembalian pajak melalui pos, lampirkan Salin B dari W-2 Anda ke pengembalian federal dan Salin C ke pengembalian negara Anda. Jika Anda mengajukan pajak secara elektronik, Anda tidak perlu mengirim salinan W-2 Anda, tetapi Anda harus menyimpannya dalam arsip. Jika e-file pembuat pajak untuk Anda, Anda harus menyediakan salinan W-2 Anda.
Batas Waktu Pengajuan
Pengusaha harus memberi karyawan formulir W-2 mereka paling lambat 31 Januari (2 Februari 2015 karena akhir pekan). Selain itu, pengusaha harus mengajukan Salin A dari W-2 setiap karyawan beserta formulir W-3 ke IRS pada 28 Februari (2 Maret 2015). Jika Anda mengarsipkan file W-2 dan W-3 Anda secara elektronik, Anda memiliki waktu hingga 31 Maret. Jika Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu untuk mengajukan formulir W-2 dan W-3 Anda dengan pemerintah federal, Anda dapat meminta perpanjangan 30 hari dengan mengajukan Formulir 8809, Aplikasi untuk Perpanjangan Waktu untuk Mengembalikan Informasi. Ekstensi ini hanya berlaku untuk tenggat waktu untuk diajukan ke pemerintah, bukan tenggat waktu untuk memasok W-2 kepada karyawan Anda. Karyawan memiliki waktu hingga 15 April untuk mengajukan pengembalian pajak, termasuk informasi W-2 mereka, kecuali jika mereka meminta perpanjangan.
Formulir Mengoreksi
Sebelum Anda mengeluarkan W-2 sebagai majikan, dan ketika Anda menerima W-2 Anda sebagai karyawan, pastikan nomor dan nama Jaminan Sosial yang ditunjukkan pada formulir sudah benar. Jika nomor atau nama itu tidak benar, maka majikan dapat mengeluarkan W-2 yang diperbaiki.
