Tidak peduli seberapa keras Anda berusaha menghindarinya, hambatan komunikasi akan muncul di antara karyawan, manajer, dan klien. Kegagalan komunikasi dapat menyebabkan penundaan yang tidak perlu, frustrasi, dan bisnis yang berpotensi hilang. Berita baiknya adalah ada cara untuk mengatasi hambatan komunikasi agar bisnis Anda berjalan dengan lancar.
Apa Hambatan Komunikasi dalam Bisnis?
Hambatan komunikasi dapat ditemukan di mana-mana dalam bisnis, dari manajemen dari atas ke bawah hingga hubungan eksternal. Kegagalan komunikasi terjadi secara organisasi, seperti ketika anggota tim terisolasi, atau secara individu, ketika seseorang salah mengartikan atau mengabaikan apa yang dikatakan orang lain. Mereka dapat muncul dari terlalu banyak gangguan di tempat kerja atau tidak cukup kejelasan tentang suatu proyek. Beberapa contoh hambatan komunikasi umum yang mungkin Anda lihat dalam bisnis Anda adalah:
- Gangguan. Jika Anda tidak hadir dalam percakapan, itu cenderung mengakibatkan komunikasi yang salah. Baik dari beberapa gangguan, multitasking atau bergegas ke pertemuan Anda berikutnya, terganggu adalah penghalang komunikasi yang dapat menyebabkan banyak masalah. Ini juga salah satu yang mudah untuk diperbaiki jika Anda belajar untuk fokus dan hadir pada saat itu.
- Manajemen yang buruk. Ketika karyawan tidak menyukai manajer mereka atau tidak merasa mereka dapat berbicara secara terbuka kepada mereka, saluran komunikasi dengan cepat ditutup. Manajer yang gagal memberikan umpan balik, tidak mendengarkan masalah, tidak dapat berbicara secara terbuka tentang bisnis perusahaan yang relevan atau tidak akan mengajukan pertanyaan kepada staf mereka akan membuat hambatan komunikasi yang tidak perlu ada.
- Kurang percakapan. Tentu saja, cara terbaik untuk berkomunikasi adalah berbicara. Namun, belakangan ini, orang-orang lebih cenderung mengirim pesan teks atau email ketika mereka memiliki masalah untuk didiskusikan. Jenis percakapan sepihak seperti ini sering mengarah pada kesalahpahaman dan frustrasi yang tidak perlu, dan dapat membuang-buang waktu. Masalah yang dapat ditangani dalam pembicaraan langsung, 15 menit, tatap muka alih-alih menjadi pertukaran kata yang menimbulkan kecemasan sepanjang hari yang tidak memiliki resolusi.
- Hambatan fisik. Ketika manajemen mengisolasi diri mereka sendiri di lantai gedung yang berbeda dari sisa tenaga kerja atau tim kerja ditugaskan ke kantor yang terpisah, hambatan fisik dibuat yang mengarah pada komunikasi yang buruk.
- Perbedaan kepribadian. Kemungkinannya adalah Anda memiliki beberapa jenis kepribadian di sekitar bisnis Anda. Ada juga peluang bagus bahwa beberapa kepribadian itu tidak cocok dan memiliki gaya komunikasi yang berbeda, yang mengarah pada kesalahpahaman, stereotip, dan keheningan.
- Kurang kejelasan. Saat berurusan dengan pemangku kepentingan, klien dan staf, penting untuk memiliki kebijakan perusahaan yang jelas. Tidak melakukan hal itu sering menimbulkan kebingungan dan frustrasi yang membuat orang tidak mau berbisnis dengan Anda.
Jika Anda meluangkan waktu untuk menilai tempat kerja Anda untuk mempelajari bagaimana orang berkomunikasi, Anda mungkin akan menemukan ini dan contoh umum lain dari hambatan komunikasi. Beberapa dapat diselesaikan lebih cepat daripada yang lain, tetapi mereka semua membutuhkan partisipasi dan keterampilan komunikasi yang baik dari tim Anda.
Contoh Hambatan Komunikasi
Tidak semua hambatan komunikasi jelas. Sepertinya Anda sedang bercakap-cakap dan menjadi produktif, tetapi baru kemudian Anda menyadari tidak ada yang benar-benar tercapai. Inilah cara pertemuan tim dengan manajer dapat dipenuhi dengan hambatan komunikasi:
Tim bertemu pukul 10:00 pagi dengan manajer untuk membahas acara jejaring yang akan datang. Anggota tim tiba dengan segera, tetapi manajer sedang berbicara di telepon. Semua orang dengan canggung duduk di ruangan, tidak tahu kapan pembicaraan akan berakhir dan kapan pertemuan akan benar-benar dimulai.
Sepuluh menit kemudian, manajer memusatkan perhatiannya pada orang-orang di ruangan itu dan meminta agenda rapat. Tidak ada yang punya, jadi seseorang cepat-cepat menulisnya. Ketika melakukan hal itu, manajernya terganggu oleh panggilan telepon lain, yang mengharuskannya meninggalkan kantor dalam 15 menit untuk bertemu dengan seseorang di luar kantor. Itu menghasilkan pertemuan tergesa-gesa di mana orang tidak mengajukan banyak pertanyaan karena mereka ingin membahas materi sebanyak mungkin dalam waktu yang sekarang terbatas yang tersedia.
Setelah pertemuan selesai dan semua orang kembali ke kantor mereka, tim mungkin menyadari beberapa hal: Mereka tidak membahas beberapa hal penting yang perlu dibahas, mereka merasa tergesa-gesa dan diabaikan oleh manajer ketika mencoba membahas apa yang mereka liput. dan mereka tidak lebih jauh dalam perencanaan mereka untuk acara jejaring yang akan datang daripada sebelum pertemuan. Hambatan komunikasi mengakibatkan pemborosan waktu dan kurangnya produktivitas bagi semua yang terlibat.
Rintangan komunikasi lainnya terang-terangan, seperti anggota tim yang terus-menerus kehilangan tenggat waktu tugas Anda tanpa memberi Anda alasan atau manajer yang menyetel dan bermain dengan teleponnya setiap kali Anda mencoba melakukan percakapan. Ini mungkin merupakan birokrasi organisasi yang mencegah ide-ide baru agar tidak benar-benar membuahkan hasil atau kurangnya sosialisasi antar kantor di antara para pekerja dari berbagai tingkatan dalam bisnis.
Masalah Komunikasi Eksternal
Jika Anda berada dalam bisnis yang melayani pelanggan, komunikasi eksternal sama pentingnya. Misalnya, jika Anda tidak mengiklankan dengan jelas berapa lama harga jual berlaku, Anda mungkin berakhir dengan pelanggan yang marah dan bersikeras bahwa mereka hanya membayar berapa harga jual satu bulan kemudian. Jika Anda memberikan informasi layanan pelanggan di situs web Anda tetapi tidak ada cara langsung untuk menghubungi departemen layanan pelanggan Anda, Anda mungkin berakhir dengan keluhan publik di halaman media sosial Anda alih-alih satu keluhan yang bisa ditangani dengan cepat dan pribadi.
Tidak masalah jika hambatan komunikasi jelas atau halus, mereka tidak melakukan apa pun untuk membantu bisnis berhasil. Bahkan, mereka dapat menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang Anda perkirakan.
Kegagalan Hambatan Komunikasi
Anda mungkin berpikir Anda tidak perlu menghabiskan waktu mengerjakan komunikasi di bisnis Anda, tetapi ada banyak konsekuensi untuk mengabaikan masalah komunikasi. Hambatan komunikasi menyebabkan karyawan dan klien frustrasi yang tidak merasa didengarkan. Ketika itu terjadi, staf menjadi kurang termotivasi, menyebabkan kurangnya produktivitas, kreativitas, dan inovasi. Kegagalan untuk berkomunikasi secara efektif dengan klien dan pelanggan bahkan dapat mengakibatkan hilangnya bisnis.
Jika karyawan tidak merasa bahwa apa yang mereka katakan penting atau memiliki dampak, mereka dapat berhenti berbicara sama sekali dan tidak berkomunikasi ketika ada sesuatu yang salah atau ketika tenggat waktu akan dilewatkan. Ini menghasilkan inefisiensi, kesalahan dan budaya perusahaan yang mendorong isolasi daripada kerja tim.
Ketika orang tidak merasa seperti mereka memiliki saluran terbuka untuk berkomunikasi, banyak yang tutup dan hanya mengikuti gerakan di pekerjaan mereka. Ini mungkin bukan yang Anda inginkan terjadi di perusahaan Anda, itulah sebabnya mengapa perlu memprioritaskan komunikasi yang baik di antara staf Anda dan secara eksternal dengan klien, pemasok, dan pelanggan.
Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi
Cara terbaik untuk mengatasi hambatan komunikasi adalah dengan mencegahnya sejak awal. Ini dilakukan dengan menetapkan kebijakan yang jelas untuk bisnis Anda yang mendorong komunikasi. Ini dapat sesederhana mengatur pertemuan pagi singkat untuk mengatasi masalah dan proyek atau hierarki yang lebih kompleks yang menetapkan siapa yang harus diajak bicara ketika masalah terjadi. Dengan cara ini, semua orang tahu mereka memiliki kesempatan untuk didengar.
Kebijakan komunikasi ini harus ditulis dan ditinjau dengan semua karyawan baru, serta ditinjau dan diperbarui secara berkala untuk mencerminkan teknologi saat ini dan praktik perusahaan. Jika perlu, pelatihan keterampilan komunikasi dan kebijakan komunikasi spesifik Anda dapat bermanfaat, terutama bagi mereka yang bukan komunikator terbaik.
Bahkan ketika orang tahu mereka memiliki outlet untuk didengar, masih penting bagi karyawan untuk secara aktif berpartisipasi dalam meningkatkan komunikasi di seluruh perusahaan. Dorong staf Anda untuk:
- Bicara langsung. Jika memungkinkan, lakukan percakapan langsung. Dengan begitu tidak ada kebingungan tentang nada atau makna. Jika ada, dapat segera ditangani, menghilangkan frustrasi dan miskomunikasi. Dorong staf untuk mengangkat telepon dan berbicara jika mereka tidak dapat bertemu langsung, terutama jika masalahnya rumit. Hanya gunakan email dan teks saat ini merupakan pilihan terakhir atau untuk pertanyaan singkat.
- Batasi gangguan. Percakapan membutuhkan bicara dan mendengarkan. Pastikan Anda benar-benar mendengarkan dengan membatasi interupsi, meletakkan telepon Anda dan fokus pada apa yang dikatakan orang lain. Ini akan membantu mengatasi hambatan komunikasi dan membuat orang lain merasa didengarkan dan dihargai. Gangguan harus dibatasi baik secara langsung atau melalui telepon.
- Memiliki kebijakan pintu terbuka. Dorong kebijakan pintu terbuka sehingga orang tahu mereka dapat berbicara dengan manajer atau tim lain kapan saja mereka perlu. Kebijakan ini harus diperluas ke pemangku kepentingan dan klien, yang seharusnya merasa mereka dapat menjangkau orang yang tepat di perusahaan Anda kapan pun mereka memiliki masalah atau masalah.
- Ciptakan peluang sosial. Orang lebih cenderung terlibat dengan orang yang mereka kenal. Menciptakan peluang sosial dalam perusahaan Anda dan acara jejaring untuk klien eksternal dapat membantu orang mengenal satu sama lain dan membuka jalur komunikasi. Setelah orang bertemu dan berbicara, mereka kemungkinan akan merasa lebih nyaman berbicara di masa depan.
- Tetap sederhana. Hambatan umum lain dalam komunikasi adalah berusaha membuat kesan yang baik. Jadilah dirimu sendiri. Lepaskan jargon atau kosakata formal sebagai ganti cerita pribadi dan bahasa yang jelas dan singkat. Bersikap ramah, hangat, dan tulus. Jika ini adalah hubungan profesional, pertahankan batas Anda sambil tetap peka terhadap masalah yang dihadapi.
- Jadilah menegaskan. Penting untuk mengakui pengalaman orang lain dan meresponsnya. Perhatikan bahasa tubuh dan emosi serta dengarkan kata-kata yang dipertukarkan. Hormatilah informasi yang Anda terima dan perasaan apa pun yang muncul. Ajukan pertanyaan, bersikap positif, dan berikan umpan balik yang membantu dan mendukung ketika Anda bisa.
- Pertimbangkan budaya. Berhati-hatilah terhadap ekspresi, gerak tubuh, dan keyakinan agama dan politik yang terkait dengan budaya yang berbeda saat Anda berkomunikasi sehingga pesan Anda tidak disalahartikan. Penting juga untuk memeriksa generalisasi dan stereotip tentang kelompok budaya sebelum mengambil kesimpulan. Bagaimana orang berpikir, bereaksi dan melihat dunia dapat sangat bervariasi karena budaya.
- Memprioritaskan. Fokus hanya pada informasi yang ingin Anda sampaikan daripada melakukan dump informasi. Terlalu banyak informasi sekaligus dapat menyebabkan pendengar kewalahan, yang mengakibatkan tidak adanya tindakan. Dengan hanya menyajikan informasi yang relevan, Anda berkomunikasi dengan lebih jelas apa yang penting dan apa yang perlu dilakukan penerima.
- Perbaiki bahasa tubuh Anda. Komunikasi tidak hanya datang dari kata-kata. Itu juga berasal dari tubuh Anda. Bagaimana Anda duduk dan bergerak ketika bercakap-cakap dengan seseorang sering mengatakan lebih banyak daripada yang bisa dilakukan oleh kata-kata. Melakukan kontak mata dan menggunakan gerakan nonverbal yang tepat sangat membantu. Hindari terlihat kesal, stres atau terganggu untuk mencegah seseorang ingin berbicara dengan Anda.
Dengan beberapa kebijakan, pelatihan, dan praktik yang jelas, Anda dapat mencegah hambatan komunikasi memperlambat bisnis Anda, yang akan meningkatkan efisiensi.
