Pernyataan prosedur meringkas tujuan, ruang lingkup dan cara yang ditentukan untuk mematuhi kebijakan yang ditetapkan atau menyelesaikan unit kerja. Seperti yang dituntut oleh ketelitian dan kompleksitas urutan langkah yang didahului, pernyataan prosedur dapat berkisar dari satu kalimat hingga beberapa bagian atau paragraf.
Karena pernyataan prosedur adalah ringkasan informasi yang berkaitan dengan kinerja suatu prosedur, itu tidak boleh ditulis sampai setelah prosedur diselesaikan.
Tentukan Prosedur Ruang Lingkup dan Kompleksitas
Tinjau prosedur yang selesai; memastikan akurasi dan kelengkapan konten.
Identifikasi semua personel departemen yang bertanggung jawab atas kinerja prosedur.
Identifikasi semua personel departemen yang bertanggung jawab atas pengawasan dan penegakan prosedur.
Identifikasi semua pameran - gambar, diagram, formulir, layar komputer, laporan, dll - yang digunakan dalam prosedur.
Identifikasi semua istilah tidak umum atau khusus yang digunakan dalam prosedur.
Identifikasi tujuan dan hasil utama prosedur.
Pernyataan Prosedur Rancangan
Identifikasi prosedur; memberikan nama atau judul yang menunjukkan konten atau penggunaan prosedur (mis., "Menangani Keluhan Pelanggan").
Jelaskan tujuan prosedur dan audiens yang dituju, dengan mencatat jabatan tertentu yang bertanggung jawab atas kinerja.
Contoh: Prosedur ini berisi instruksi untuk perwakilan dan supervisor Departemen Layanan Pelanggan untuk mencatat, melacak, dan menyelesaikan keluhan pelanggan menggunakan Sistem MS-CRM.
TUJUAN Untuk membangun dan mengkomunikasikan perwakilan Departemen Layanan Pelanggan dan praktik standar superviory untuk mencatat, melacak dan menyelesaikan keluhan pelanggan menggunakan Sistem MS-CRM.
Buat daftar berdasarkan nama dan urutan penampilan setiap pameran yang ditemukan dalam prosedur. Sebagai contoh:
PAMERAN: Gambar 1: Layar Masuk MS-CRM Gambar 2: Layar Catatan Pengaduan MS-CRM Gambar 3: Laporan Riwayat Pengaduan MS-CRM
Tuliskan secara alfabet dan tentukan setiap istilah unik atau khusus yang ditemukan dalam prosedur. Sebagai contoh:
DAFTAR ISTILAH: Perwakilan departemen hukum yang menerima pengaduan. CCID: Nomor sembilan digit unik yang mengidentifikasi keluhan pelanggan. EXT: Kode yang menunjukkan masa tenggang pengembalian item diperpanjang.
Daftar dalam urutan abjad menurut judul pekerjaan, semua personil yang mempengaruhi atau dipengaruhi oleh prosedur, termasuk fungsi yang dilakukan. Sebagai contoh:
PERAN & TANGGUNG JAWAB 1. Manajer layanan pelanggan: Mengawasi pengembangan, pemeliharaan, dan persetujuan prosedur. 2. Perwakilan layanan pelanggan: Melakukan fungsi pekerjaan hanya sesuai dengan prosedur. 3. Supervisor layanan pelanggan: Mendistribusikan prosedur; mengawasi penegakan dan pelatihan.
Kiat
-
Gunakan gaya penulisan suara aktif untuk menghilangkan wordiness. Sebagai contoh, alih-alih menulis "Tujuan dari prosedur ini adalah untuk menggambarkan …." atau "Prosedur ini dimaksudkan untuk menggambarkan …," tulis "Prosedur ini menjelaskan …".
Peringatan
Templat standar untuk pernyataan prosedur harus sudah ada. Jika tidak, seseorang harus dikembangkan untuk memastikan bahwa semua pernyataan prosedur memiliki "tampilan dan nuansa" yang sama.
