Ketika perusahaan memiliki pekerjaan untuk dikontrak, mereka akan sering mengeluarkan Permohonan Proposal (RFP) kepada individu, perusahaan dan kontraktor yang berkualifikasi yang mampu melakukan pekerjaan itu. Apakah Anda diberi atau tidak pekerjaan itu akan sangat tergantung pada kontak yang Anda miliki di perusahaan yang mengeluarkan RFP, tetapi itu juga akan tergantung pada bagaimana Anda menjawab permintaan tersebut. Mengirim proposal sebagai tanggapan terhadap RFP jauh lebih formal daripada mengirim balasan email untuk menyatakan minat Anda, dan harus dilakukan secara profesional. Jika Anda telah menerima RFP pada proyek yang menarik bagi Anda, ikuti langkah-langkah ini untuk membalas dengan benar.
Baca RFP dan pastikan Anda memahami dengan jelas apa yang diinginkan perusahaan. Hubungi kontak perusahaan di telepon jika Anda tidak yakin tentang poin dan membutuhkan klarifikasi. Mewawancarai seseorang secara singkat jauh lebih profesional daripada mengirimkan tanggapan yang salah mengartikan permintaan. Ini juga memiliki keuntungan memberikan pengantar pribadi kepada Anda, yang akan membantu ketika tiba saatnya bagi perusahaan untuk meninjau proposal Anda.
Buat konsep untuk respons Anda. RFP yang Anda terima mungkin mengikuti format tertentu untuk mengaitkan apa yang diinginkan perusahaan. Gunakan itu sebagai panduan untuk membuat garis besar. Mulailah dengan membuat daftar bullet dari semua header bagian. Untuk masing-masing dari itu, buatlah daftar pertanyaan untuk dijawab dan masalah untuk diatasi. Memiliki garis besar sifat ini untuk memandu Anda melalui proses penyusunan proposal Anda akan membuatnya lebih mudah bagi Anda untuk membalas RFP dengan cara yang jelas dan ringkas.
Kumpulkan tim untuk menyusun proposal. Beberapa individu di organisasi Anda mungkin memiliki keahlian di bidang alamat proposal, sementara yang lain mungkin memiliki bakat khusus untuk menyusun dokumen tertulis. Kumpulkan tim kecil untuk bertemu dan mengerjakan rincian proposal yang telah diminta.
Tulis proposal. Konten akan bervariasi dari satu RFP ke yang berikutnya, tetapi ada beberapa pedoman yang perlu diingat. Identifikasi dan jawab semua pertanyaan yang diajukan RFP, dan selesaikan segala keprihatinan yang dimiliki perusahaan. Jangan takut untuk mengambil pendekatan nilai tambah dengan mengidentifikasi item-item utama yang dapat Anda tawarkan tetapi yang lain tidak. Anda juga harus menunjukkan pemahaman yang jelas tentang persyaratan RFP dengan mengidentifikasi kiriman spesifik yang akan Anda berikan sebagai bagian dari proyek, bersama dengan jadwal waktu yang diproyeksikan untuk masing-masing dan rincian harga untuk semua aspek proyek yang diusulkan.
Draft item tambahan yang akan dikirimkan bersama proposal Anda. Mulailah dengan menulis ringkasan eksekutif singkat yang memberikan gambaran singkat tentang semua yang dikatakan proposal. Anda juga harus menulis dokumen satu halaman yang menjelaskan fokus dan keahlian perusahaan Anda. Ganti ini dengan biografi pribadi jika Anda seorang individu dan bukan perusahaan. Selesai dengan menulis surat pengantar singkat untuk menjelaskan bagaimana Anda menerima RFP dan tertarik pada proyek, dan untuk menyatakan bahwa proposal terlampir sedang diajukan untuk dipertimbangkan. Sertakan informasi kontak lengkap dalam surat lamaran dan proposal.
Kirim materi ke perusahaan yang mengeluarkan RFP. RFP mungkin mengidentifikasi tanggal di mana materi harus dikembalikan. Pastikan untuk menyerahkan semua materi sebelum tanggal ini. Merupakan ide yang baik untuk menindaklanjuti dengan perusahaan seminggu setelah tanggal ini untuk menanyakan apakah Anda dapat memberikan informasi tambahan tentang masalah tersebut.
Kiat
-
Perusahaan jarang membuat pilihan berdasarkan proposal sendiri; namun, pada umumnya merupakan kebijakan yang baik untuk selalu menjawab RFP, dan melakukan upaya dengan itikad baik untuk menyediakan informasi sedetail mungkin, disajikan dengan cara yang paling profesional.
