Surat penghargaan dari pelanggan, kolega dan rekan bisnis dapat digunakan sebagai batu loncatan untuk meningkatkan hubungan pelanggan atau meningkatkan hubungan yang sudah ada. Meskipun Anda tidak ingin masuk ke dalam siklus pengiriman ucapan terima kasih untuk ucapan terima kasih yang berkelanjutan di mana semua yang Anda balas adalah "terima kasih" dan "sama-sama," ada beberapa cara untuk memaksimalkan pertukaran ini.
Tunjukkan Penghargaan Anda
Jika seseorang mengucapkan terima kasih atas waktu Anda, memuji produk atau layanan Anda atau memiliki sesuatu yang baik untuk dikatakan tentang perusahaan Anda, akui penghargaan penggemar Anda dengan pesan balasan.
Contoh: Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mengenali layanan superior yang Anda terima dari rekan penjualan kami, Jane Dell. Surat ucapan terima kasih Anda akan dicatat dalam arsip karyawan Jane dan ia akan diakui pada rapat staf karyawan berikutnya.
Contoh: Terima kasih atas surat ucapan terima kasih Anda yang baik atas penyelesaian redecorasi interior Anda. Kami harap Anda akan mempertimbangkan kami lagi di masa depan untuk kebutuhan dekorasi Anda.
Waktu respons Anda harus sejalan dengan standar internal apa pun yang Anda miliki untuk menjawab pertanyaan pelanggan. Jika Anda kembali ke email pelanggan dalam 24 jam, lakukan hal yang sama dengan menanggapi surat terima kasih.
Tingkatkan Hubungan Bisnis Anda
Jika seseorang menulis terima kasih atas perkiraan, sampel produk atau sebagai tindak lanjut konsultasi, gunakan pembukaan untuk membawa hubungan bisnis Anda ke tingkat berikutnya.
Contoh: Saya senang mendengar Anda menerima sampel produk pembersih hijau baru kami. Saya akan dengan senang hati mengatur waktu untuk datang ke bisnis Anda dan memberikan perkiraan jumlah yang diperlukan untuk staf kebersihan internal Anda.
Contoh: Saya senang mendengar Anda menerima estimasi kami untuk proyek konstruksi Anda, dan bahwa estimasi tersebut sesuai dengan kebutuhan keuangan dewan Anda. Saya ingin mengatur waktu untuk bertemu dan membahas jadwal untuk bergerak maju dengan rencana pengembangan yang lebih konkret.
Dalam hal ini, surat terima kasih yang Anda terima adalah bagian dari kesepakatan bisnis yang sedang berlangsung dan harus segera ditindaklanjuti.
Berikan Insentif Masa Depan
Jika seseorang menunjukkan penghargaan untuk suatu produk atau layanan, doronglah bisnis yang berulang dengan menawarkan freebie atau insentif untuk mendorongnya mengunjungi Anda lagi.
Contoh: Saya senang mendengar bahwa katering pesta pensiun ayahmu diterima dengan sangat baik. Terlampir, silakan temukan sertifikat hadiah seharga $ 100 untuk pesta atau acara Anda berikutnya.
Contoh: Kami senang mengetahui bahwa pengalaman perbaikan otomotif Anda menyenangkan. Terlampir, temukan dua kupon ganti oli gratis serta kupon layanan untuk diberikan kepada anggota keluarga atau teman. Mintalah dia menyebutkan nama Anda dan kami akan mengirimi Anda kartu hadiah untuk cuci dan lilin gratis pada kunjungan Anda berikutnya.
Balasan yang digunakan sebagai alat pemasaran harus diprioritaskan dan dikirim sesegera mungkin, sama seperti Anda akan segera mengembalikan panggilan yang meminta informasi atau untuk menjadwalkan janji temu.
