Dengan hati-hati menyusun balasan ke email bisnis –– baik dari klien, prospek, bos atau rekan kerja–– dapat membuat semua perbedaan dalam memastikan reaksi dan respons yang diinginkan.
Pahami Penulis
Hati-hati melihat siapa yang menulis email karena ini berperan dalam tingkat formalitas Anda gunakan untuk merespons. Misalnya, pakar etiket email Lindsay Pollak menyarankan untuk merespons email yang menggunakan bahasa formal dengan menggunakan bahasa formal dan sopan yang serupa. Jika pengirim menggunakan nada informal, gunakan nada yang lebih santai, tetapi jaga agar tetap profesional.
Tentukan Hasil
Cari tahu apa tindakan yang Anda ingin pembaca lakukan setelah Anda merespons. Misalnya, jika Anda mengirim respons ke prospek, Anda ingin mereka membeli. Namun, jika Anda mengirim balasan ke atasan Anda, Anda ingin dia berpikir Anda profesional dan cakap. Balasan kepada orang tentang masalah layanan pelanggan harus menghasilkan pelanggan yang bahagia yang merasa kebutuhannya terpenuhi.
Kiat
-
Tunggu hingga Anda tenang untuk merespons email yang kontroversial.
Jelaskan Hasil dalam Kalimat 1
Gunakan kalimat pertama dari respons Anda untuk jelaskan apa yang ingin Anda capai, saran Geoffrey James, editor kontributor di Inc. Misalnya, jika pelanggan mengirim email dengan keluhan, gunakan kalimat pertama Anda untuk mengatakan bahwa Anda ingin menyelesaikan masalah sehingga pelanggan merasa senang dan puas dengan pembelian.
Buat Poin Anda
Sekarang saatnya untuk menjelaskan bagaimana Anda berencana untuk membuat kalimat pertama Anda terjadi. Menggunakan paragraf kecil untuk membuat poin Anda. James merekomendasikan menggunakan bukti untuk mendukung ide-ide yang Anda gambarkan dalam respons Anda. Bergantung pada topik dan tindakan yang diperlukan, bukti dapat sesederhana menunjukkan fakta atau seluas memberikan berbagai detail khusus untuk topik. Misalnya, jika bos Anda bertanya mengapa Anda ingin biaya disetujui, berikan satu atau dua fakta tentang bagaimana menyetujui pengeluaran akan menguntungkan departemen atau perusahaan secara umum.
Berikan Panggilan untuk Bertindak
Gunakan kalimat terakhir Anda untuk nyatakan kembali apa yang ingin pembaca lakukan selanjutnya. Kalimat ini harus berjalan seiring dengan paragraf pembuka Anda. Misalnya, untuk membuat pelanggan Anda senang, jelaskan langkah yang ingin Anda ambil untuk menyelesaikan masalah.
Keluar
Akhirnya, gunakan kata-kata sign-off, seperti "Best" atau "Terima kasih" sehingga penerima tahu bahwa mereka telah mencapai akhir email, saran penulis staf Forbes Susan Adams. Tambahkan nama Anda, dan sertakan tanda tangan bisnis Anda di semua email. Tanda tangan harus mencakup nama lengkap, nama perusahaan, dan informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon dan alamat situs web.
Kiat
-
Mengoreksi dan mengeja periksa email Anda sebelum menekan tombol "kirim". Kalau tidak, kesalahan bisa membuat Anda terlihat ceroboh dan tidak profesional.
