Sistem akuntansi yang terkomputerisasi telah tumbuh begitu umum sehingga hampir tidak masuk akal untuk membayangkan alternatif kontemporer hanya didasarkan pada buku besar tulisan tangan dan mesin penambahan sekolah tua. Tetapi mudah untuk menjadi sangat bergantung pada akuntansi yang terkomputerisasi. Sebelum Anda terjun lebih dalam ke solusi teknologi, pertimbangkan perangkap potensial yang memungkinkan mesin dan program perangkat lunak untuk menyimpan semua data Anda dan menghitung hubungan numerik yang penting.
Kualitas Informasi
Kualitas informasi yang disediakan oleh sistem akuntansi terkomputerisasi tergantung pada kualitas informasi yang Anda masukkan. Anda dapat memasukkan setiap cek, kwitansi, dan faktur ke dalam QuickBooks, tetapi jika Anda belum menyiapkan bagan akun QuickBooks Anda untuk secara akurat mencerminkan seluk-beluk bisnis Anda, upaya Anda hanya akan menghasilkan informasi parsial atau tidak relevan. Misalnya, jika bisnis Anda bekerja dengan beberapa jenis akun seperti pengecer online, etalase toko batu bata dan mortir dan penjualan langsung ke pelanggan, data akuntansi Anda tidak akan terlalu berarti kecuali Anda melacak kategori ini secara terpisah.
Elemen Manusia
Meskipun sistem akuntansi terkomputerisasi menggunakan teknologi untuk menghitung jumlah dan menyimpan informasi, data ini harus dimasukkan oleh manusia, dan manusia ini harus dilatih. Pelatihan staf tentang program perangkat lunak bisa mahal, dan pengetahuan perlu diperbarui secara teratur karena sistem akuntansi terkomputerisasi berubah, kadang-kadang setiap tahun. Kesalahan terjadi pada banyak tahap dalam kurva pembelajaran, dan sistem terkomputerisasi dengan formula yang membangun satu sama lain cenderung menambah kesalahan yang tampaknya sederhana, membuat sumber masalah semakin sulit ditemukan.
Biaya Teknologi
Hampir setiap aspek dari sistem akuntansi terkomputerisasi mahal. Komputer secara eksponensial lebih mahal daripada buku besar kertas, dan perangkat lunak yang diperlukan untuk data akuntansi Anda menambah biaya lebih lanjut yang seringkali harus diperbarui atau diperbarui setiap tahun. Anda juga mungkin harus keluar uang untuk perbaikan, atau menyewa profesional untuk pelatihan, perangkat lunak khusus atau untuk mengurai masalah yang sangat kompleks.
Keamanan dan Permanen
Sistem akuntansi yang terkomputerisasi rentan terhadap masalah keamanan siber. Sistem berbasis cloud menyimpan informasi perusahaan Anda dari jarak jauh, tempat ia dapat diretas. Sistem Anda mungkin terinfeksi virus yang merusak atau merusak informasi. Komputer juga macet secara berkala, jadi kecuali Anda rajin mencadangkan file, Anda mungkin kehilangan banyak waktu kerja. Jadi, sementara sistem akuntansi terkomputerisasi mengatur informasi dan membuat perhitungan dengan cepat dan efisien, mereka dapat menciptakan rasa aman yang salah. Intinya adalah mereka tidak pernah bisa sepenuhnya berdiri untuk pengetahuan langsung tentang sistem atau keakraban langsung dengan rincian operasi Anda.
