Laporan kontak mendokumentasikan semua topik yang dibahas selama rapat, panggilan konferensi, dan panggilan telepon. Salah satu contoh laporan kontak seperti itu digunakan selama penggalangan dana; itu merangkum topik-topik yang dibahas oleh seorang profesional pengembangan dana dengan seorang donor potensial. Laporan ini membantu Anda untuk mengklarifikasi kesalahpahaman atau pertanyaan tentang pihak mana yang berbagi informasi apa. Menulis laporan kontak bisa terasa sulit dan tidak berguna, tetapi dalam jangka panjang dapat menghemat waktu dan meminimalkan frustrasi.
Tanyakan semua nama semua orang dalam rapat, panggilan konferensi, atau panggilan telepon. Tuliskan di bagian atas kertas Anda, bersama dengan tanggal dan waktu pertemuan dimulai dan berakhir.
Catat semua aspek penting rapat, panggilan telepon, atau panggilan konferensi.
Ketikkan laporan kontak Anda dengan merujuk pada catatan pertemuan Anda. Sertakan nama perusahaan dan orang yang mewakili perusahaan, serta nama perusahaan lain atau perwakilannya.
Catat tanggal dan cara kontak. Dalam kasus bisnis, dokumentasikan nama semua karyawan atau orang yang terlibat dalam rapat; apa yang terjadi penting dalam pertemuan itu; siapa bilang apa; informasi apa yang dibahas dan apa yang dicapai; item berikutnya untuk dibicarakan atau apakah semuanya telah diselesaikan; dan dalam kasus sebelumnya, tanggal pertemuan berikutnya.
Lihat laporan kontak dan pastikan tidak ada yang hilang. Tambahkan detail yang hilang.
Kirim laporan kontak, baik melalui email, faks, atau surat pos.
