Orang dan peran pekerjaan di perusahaan terus berubah. Orang-orang baru ditambahkan ke tim kerja tidak hanya memperluas jumlah mereka tetapi juga membawa keahlian baru dan mendefinisikan kembali peran orang lain dalam kelompok. Penting bagi orang-orang baru untuk diperkenalkan secara formal terutama jika mereka bertemu dengan klien. Pengantar itu paling baik dilakukan dalam surat resmi. Meluangkan waktu untuk menulis surat sebagai lawan dari pesan email memberi sinyal kepada karyawan baru dan penerima surat bahwa individu memainkan peran kunci dalam organisasi.
Item yang Anda butuhkan
-
Alat tulis kop surat perusahaan
-
Lanjutkan kontak orang
Gunakan alat tulis kop surat perusahaan untuk menyusun surat yang memperkenalkan anggota tim baru. Tulis kalimat pembuka surat untuk segera memberi tahu pembaca tentang tujuan komunikasi. Jika ditulis sebagai memorandum, subjek atau referensi harus nama individu. Jika ditulis dalam bentuk surat kalimat pembuka harus dibaca seperti, “Ini untuk memperkenalkan Jim Smith, anggota baru dari
Gambarkan dengan jelas jabatan pekerjaan individu, bidang wewenang dan kepada siapa individu tersebut melapor. Gunakan bahasa seperti "Judul baru Jim adalah eksekutif akun. Dia akan bertanggung jawab untuk bisnis baru di wilayah timur laut dan akan melapor langsung ke Jan Johnson, direktur penjualan nasional ”. Jelaskan secara spesifik kapan individu tersebut akan berperan. Ini sangat penting jika karyawan baru mengambil alih pekerjaan yang sudah ada sebelumnya. Jika orang tersebut menjadi titik kontak utama untuk fungsi tertentu yang harus dinyatakan dalam surat itu juga maka pembaca tahu. Berikan nomor telepon bisnis dan alamat email individu. Jelaskan secara singkat latar belakang dan pengalaman individu. Tidak perlu menyebutkan pendidikan orang tersebut kecuali pekerjaan yang diasumsikan adalah salah satu di mana kredensial pendidikan tertentu diharapkan atau dibutuhkan. Daftarkan beberapa pemberi kerja di masa lalu dan jabatan sebelumnya dari anggota tim baru terutama jika di industri yang sama dan jika relevan dengan peran yang baru diasumsikan. Informasi ini membantu mempercepat penerimaan karyawan baru yang memenuhi syarat untuk pekerjaan itu. Bagikan sedikit informasi pribadi tentang individu tersebut sebagai cara untuk menyimpulkan surat itu. Anda mungkin ingin mengatakan sesuatu seperti “Jim adalah pegolf yang rajin, jadi harap melakukan bisnis di lapangan hijau. Dia menikah dan tinggal di Westchester. Dia memiliki dua anak remaja. ”Informasi seperti ini sangat membantu dalam penerimaan individu baru dari sudut pandang profesional dan pribadi.
