Sebagian besar kasus penipuan kartu kredit berasal dari informasi kartu kredit yang diberikan dengan sukarela. Terkadang ini adalah kasus seorang karyawan yang menjual informasi. Dalam kasus lain, ini adalah kasus pencurian informasi. Kedua kasus menggarisbawahi pentingnya menjaga keamanan catatan kartu kredit dalam bisnis Anda. Untuk bisnis yang menjalankan kartu kredit hanya pada titik penjualan, ini bukan masalah. Informasi kartu kredit lengkap tidak pernah ada di bisnis Anda. Namun, beberapa bisnis perlu menyimpan data kartu kredit dalam arsip untuk tagihan berulang atau untuk mengelola setoran. Dalam kasus ini, keamanan yang tepat adalah suatu keharusan.
Catatan Fisik
Simpan informasi kartu kredit pada selembar kertas, sebaiknya dilampirkan pada folder tempat Anda menyimpan file pelanggan.
Menyimpan daftar nama untuk file yang menyertakan informasi kartu kredit. Periksa secara berkala terhadap file fisik untuk mengkonfirmasi bahwa tidak ada yang hilang.
Simpan file di lemari pengunci yang disimpan di tempat yang aman. Kantor yang terkunci baik, tetapi ruang meja yang sibuk seringkali lebih baik. Tempat dengan akses terbatas tetapi banyak mata, seperti meja resepsionis, yang terbaik. Hanya manajer atau personel tepercaya lainnya yang memiliki akses ke kunci.
Akses file hanya ketika berinteraksi secara langsung dengannya, seperti memasukkan informasi kartu kredit untuk pembelian bulan itu. Kembalikan langsung ke kabinet file setelah selesai. Biarkan kabinet terkunci saat bekerja dengan file.
Pertimbangkan memasukkan informasi kartu kredit dalam kode, seperti dengan membalikkan blok angka kedua dan keempat. Karena nomor kartu kredit diformat sesuai dengan aturan khusus, sebagian besar kode yang dapat diingat seseorang akan dilanggar oleh para profesional. Namun, tindakan ini akan mencegah godaan kasual.
Catatan Elektronik
Simpan semua file yang berisi informasi kartu kredit pada pengguna yang dilindungi kata sandi dengan hak administrator. Biarkan komputer tetap terkunci di tempatnya. Jangan menyimpan informasi kartu kredit pada laptop, flash drive atau perangkat penyimpanan portabel lainnya.
Kata sandi melindungi perangkat lunak akuntansi dan penagihan yang menyimpan atau berinteraksi dengan informasi kartu kredit. Gunakan kata sandi berbeda dari yang melindungi akun pengguna.
Lindungi kata sandi dan spesifikasi teknis perangkat lunak akuntansi Anda, dengan membatasi akses hanya kepada mereka yang perlu mengakses informasi. Ini mungkin berarti membatasi jumlah orang yang dapat melakukan pekerjaan tertentu.
Pertimbangkan layanan pemrosesan online, yang banyak di antaranya akan memungkinkan penagihan langsung. Layanan penagihan langsung dapat diatur sehingga hanya komputer yang dapat mengakses informasi kartu kredit aktual. Transaksi berjalan tanpa bahkan pengguna melihat seluruh nomor kartu kredit.
Peringatan
Perhatikan informasi kartu kredit dengan sangat serius. Jika file Anda dikompromikan dan digunakan untuk melakukan pencurian identitas, atau bahkan dijual ke perusahaan surat langsung, perusahaan Anda dapat ditemukan bertanggung jawab atas kerusakan.
