Sebagai perusahaan Anda harus menyimpan beberapa jenis dokumen pada file, seperti catatan pekerjaan dan faktur, untuk alasan bisnis dan hukum. Dalam beberapa kasus, pedagang juga harus menyimpan salinan kwitansi kartu kredit untuk jangka waktu tertentu. Pelajari kapan aman untuk melemparkan tanda terima ini dalam perjalanan bisnis.
Penerimaan Kartu Kredit
Setelah seorang pelanggan membeli produk atau layanan dari perusahaan Anda menggunakan kartu kreditnya, Anda biasanya harus memberinya kwitansi cetak untuk catatannya - terutama dalam hal transaksi tatap muka. Kwitansi berisi jumlah transaksi, kode persetujuan, nama pemegang kartu kredit, dan tempat untuk tanda tangan pelanggan. Anda juga menyimpan salinan tanda terima yang ditandatangani untuk catatan Anda.
Mengapa Menjaga Mereka?
Jika timbul kasus di mana pelanggan memperdebatkan biaya kartu kredit dari perusahaan Anda, Anda bertanggung jawab, sebagai pedagang, untuk membuktikan bahwa itu sah. Salah satu item pertama yang akan diminta bank pelanggan adalah salinan tanda terima kartu kredit yang terkait dengan transaksi. Penyedia layanan pedagang juga perlu melihat tanda terima yang ditandatangani untuk menyelidiki perselisihan atas nama Anda. Jika perselisihan pelanggan disetujui karena Anda tidak dapat memberikan salinan tanda terima penjualan yang ditandatangani, Anda harus membayar biaya pengembalian yang mahal dan juga kehilangan jumlah penjualan serta produk atau layanan yang Anda jual.
Kapan harus Aduk
Karena kemungkinan perselisihan dari pelanggan, tidak bijaksana untuk membuang kwitansi penjualan kartu kredit hanya karena transaksi telah membersihkan akun merchant Anda - bahkan jika Anda telah menerima dana dari penjualan. Bank biasanya memberi pelanggan sekitar 60 hari untuk mempersengketakan biaya per UU Penagihan Kredit yang Adil. Ini adalah taruhan yang aman untuk menyimpan tanda terima kartu kredit setidaknya selama tiga bulan. Jika Anda memerlukan kwitansi penjualan khusus untuk alasan pelaporan pajak penghasilan bisnis, simpan di tangan paling tidak selama enam tahun.
Menyimpan Kwitansi
Jika Anda harus menyimpan tanda terima penjualan ini, simpan di tempat yang aman dan terkunci karena mengandung informasi pelanggan yang sensitif. Jauhkan data sensitif ini dari jangkauan karyawan yang tidak sah dan individu luar untuk menghindari masalah dengan penipuan terkait kartu kredit atau mengidentifikasi pencurian. Perjanjian layanan pedagang Anda dapat menjabarkan aturan spesifik tentang cara mengelola dan menyimpan data kartu kredit sensitif bagi pelanggan sesuai dengan pedoman Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran. PCI DSS adalah organisasi yang memberikan panduan mengenai pengelolaan data kartu kredit pelanggan.
