Anda menutup bisnis Anda. Mungkin Anda pensiun atau memasuki peluang untuk usaha yang berbeda. Semua bisnis menghasilkan dokumen, dan begitu bisnis Anda ditutup, pertanyaan tentang berapa lama menyimpan dokumen-dokumen itu harus diatasi.
Alasan Untuk Menyimpan Catatan
Instansi pemerintah, seperti Internal Revenue Service dan departemen keuangan negara, adalah entitas yang paling mungkin yang dapat meminta berbagai dokumen bisnis masa lalu. Menyimpan semua jenis catatan yang terkait dengan bisnis akan bernilai jika diperlukan untuk membuktikan klaim, transaksi, dan informasi yang diajukan tentang pengembalian pajak. Meskipun ada undang-undang pembatasan pada banyak masalah bisnis dalam kasus-kasus tertentu seperti penyelidikan penipuan atau tindakan perdata atau pidana yang diajukan terhadap perusahaan, catatan bisnis masa lalu mungkin diperlukan terlepas dari berapa lama peristiwa itu terjadi. Anda tidak pernah tahu kapan catatan bisnis lama mungkin berguna, jadi disarankan untuk menyimpan semua catatan bisnis selama mungkin. Yang mengatakan, ada pedoman umum mengenai lamanya waktu untuk menyimpan dokumen umum.
Periode Memegang Barang Spesifik
Dari tanggal pengarsipan, tahan cek yang dibatalkan, slip setoran bank, laporan kartu kredit dan buku besar setidaknya selama tiga tahun. Tahan laporan bank, catatan inventaris, faktur, catatan penjualan, kaset, W-2, 1099, dan dokumen pengarsipan pajak lainnya selama setidaknya enam tahun. Jika bisnis Anda didirikan sebagai korporasi, simpan laporan keuangan perusahaan bulanan dan triwulanan selama setidaknya tiga tahun.
Catatan untuk disimpan tanpa batas
Simpan pembayaran terkait personel dan dokumen terkait, seperti kompensasi pekerja, catatan pensiun dan pemotongan pajak penghasilan karyawan, selama Anda bisa. Jika karyawan perusahaan lama mengajukan tunjangan pengangguran, melamar pekerjaan baru, atau memiliki pertanyaan sejak masa kerjanya, membuat catatan ini dapat diakses akan sangat berharga. Semua dokumen yang terkait dengan perusahaan harus disimpan tanpa batas waktu, meskipun perusahaan tidak lagi dalam bisnis. Dokumen-dokumen tersebut termasuk sertifikat pendirian, notulen rapat dewan direksi, kontrak kerja, transaksi saham, paten dan merek dagang, dan dokumen terkait pengadilan. Catatan aset perusahaan dan piutang dan hutang harus disimpan.Undang-undang pembatasan IRS adalah tiga tahun sejak tanggal pengajuan formulir pajak untuk mengaudit pengembalian. Akan tetapi, sebagaimana disebutkan, menyimpan catatan yang membuktikan pendapatan dan pengurangan harus disimpan tanpa batas waktu jika memungkinkan.
Entitas Yang Dapat Meminta Catatan Lampau
Agen-agen federal yang paling mungkin meminta informasi dokumen masa lalu adalah Dinas Pendapatan Internal, Departemen Tenaga Kerja, Administrasi Jaminan Sosial, Komisi Kesempatan Kerja yang Setara dan Imigrasi dan Naturalisasi. Catatan untuk badan-badan negara, seperti pembagian pajak dan kota setempat juga harus disimpan selama mungkin, bahkan setelah bisnis berhenti beroperasi. Simpan file di tempat yang aman, terutama di lokasi yang terlindung dari kebakaran, banjir, pencurian, dan kehilangan lainnya. Seseorang selain Anda juga harus tahu di mana catatan-catatan penting ini disimpan.
