Catatan hutang akun adalah dokumen penting bagi individu atau bisnis. Idealnya, bisnis Anda harus menerapkan sistem penyimpanan atau pengarsipan yang memungkinkan pemilik dan personel lain untuk mengambil tanda terima dan catatan untuk aset dan akun saat diperlukan. Meskipun bisnis Anda tidak harus menyimpan catatan hutang dagangnya secara permanen, bisnis Anda harus menyimpannya setidaknya selama 10 tahun.
Satu Dekade Rekor
Berapa lama Anda harus menyimpan catatan bisnis Anda pada file tergantung pada tindakan, biaya atau peristiwa catatan dokumen, menurut Internal Revenue Service. Dokumen yang berkaitan dengan transaksi dan pembayaran harus disimpan setidaknya selama 10 tahun, menurut Financial Web. Dokumen tersebut termasuk laporan perbankan, kontrak, hutang dagang dan catatan piutang dan cek yang dibatalkan.
Batu Catatan yang Efektif
Alasan utama untuk menyimpan catatan hutang dagang adalah jika seseorang memiliki pertanyaan tentang penjualan atau kontrak lama. Dalam kasus seperti itu, Anda harus dapat menemukan barang yang berkaitan dengan penjualan atau kontrak secara tepat waktu. Memiliki akses ke catatan hutang dagang juga penting jika klien atau karyawan menuntut bisnis Anda.
Buat IRS Selamat
IRS menyarankan untuk memegang catatan yang mendukung item pendapatan atau pengurangan pada pengembalian pajak sampai periode pembatasan untuk pengembalian itu berakhir, yang merupakan periode waktu di mana Anda dapat mengubah pengembalian pajak Anda untuk mengklaim kredit atau pengembalian uang. Ini berarti Anda harus memiliki catatan hutang dagang yang tersedia sehingga Anda dapat mendokumentasikan keuntungan atau kerugian dari penjualan atau pelepasan suatu aset untuk jangka waktu di mana aset tetap dalam pelayanan. Setelah itu, Anda harus menyimpan semua catatan dan penerimaan yang berkaitan dengan aset selama tiga tahun tambahan, menurut QBalance.com.
Lebih dari Pencatatan
Untuk memaksimalkan ruang dan meminimalkan kemungkinan hilangnya catatan karena kebakaran, pencurian, atau perusakan, bisnis Anda mungkin tidak memiliki kertas. Dengan mentransfer catatan hutang ke sistem pengarsipan elektronik, bisnis Anda dapat mengurangi biaya administrasi dan waktu personel. Program tersedia online dan lokal di toko peralatan kantor. Biaya berlaku, dan sangat bervariasi tergantung pada programnya. Sistem hutang otomatis biasanya menyediakan faktur elektronik, layanan pembayaran, dan pelacakan / pelaporan online.
