Aplikasi pekerjaan memberi manajer informasi penting tentang kandidat yang akan dipekerjakan. Ini juga dapat memberikan informasi berharga di masa depan jika muncul pertanyaan tentang orang yang dipekerjakan untuk mengisi pekerjaan, atau tentang mengapa calon tertentu tidak dipekerjakan. Mempertahankan catatan pekerjaan yang baik dapat membantu melindungi pemberi kerja jika terjadi gugatan terhadap perusahaan.
Menyewa Rekaman
Semua catatan wawancara dan pertanyaan lamaran kerja harus berisi catatan yang relevan untuk memfasilitasi keputusan perekrutan. Adalah ide yang baik untuk menyimpan aplikasi ketenagakerjaan bagi individu yang bekerja untuk perusahaan selama masa kerja mereka, plus tambahan 2 tahun setelah pekerjaan berakhir.
Aplikasi yang Diminta
Anda harus menyimpan semua aplikasi yang Anda terima sebagai tanggapan atas setiap posting atau iklan yang Anda lakukan untuk lowongan pekerjaan. Jika, pada suatu waktu di masa depan, seorang pelamar yang tidak berhasil menuduh bahwa Anda diskriminatif dalam menolak lamarannya, Anda mungkin diminta untuk membuat lamarannya dan menjelaskan secara objektif mengapa Anda tidak mempertimbangkannya. Undang-undang umumnya mengharuskan Anda menyimpan aplikasi ini selama dua tahun.
Aplikasi yang Tidak Diminta
Anda juga dapat menerima aplikasi yang tidak diminta, baik melalui pos, secara langsung, atau melalui Internet. Ini seringkali merupakan sumber data kandidat yang sangat berguna, dan mengundang seseorang untuk wawancara berdasarkan aplikasi yang tidak diminta dapat menghemat banyak waktu dan uang untuk mengisi lowongan, terutama yang tidak terduga. Namun demikian, melakukan validasi aplikasi yang tidak diminta sebagai jalan untuk bekerja dengan perusahaan Anda, dan semua aplikasi yang tidak diminta memperoleh status dokumen hukum yang harus Anda simpan di file. Undang-undang sedikit kurang jelas tentang berapa lama mempertahankan aplikasi yang tidak diminta, tetapi profesional SDM merekomendasikan Anda untuk menggunakan standar 2 tahun yang sama seperti untuk aplikasi yang diminta.
Mempertahankan Aplikasi
Ketika aplikasi kandidat yang tidak berhasil dapat memberikan titik awal untuk mengisi pekerjaan saat nanti lowongan itu kosong, alasan utama yang umumnya diberikan untuk mempertahankan aplikasi adalah nilai potensial mereka dalam mempertahankan diri terhadap tuntutan hukum. Berbagai undang-undang federal dan negara bagian melarang diskriminasi dalam perekrutan karena berbagai alasan, termasuk usia, jenis kelamin, agama, asal kebangsaan, kecacatan yang tidak mengganggu kinerja pekerjaan, dan status perkawinan, antara lain. Pelamar kerja yang gagal terkadang menuduh mereka didiskriminasi dalam proses perekrutan. Pertahanan terbaik Anda terhadap tuduhan tersebut adalah untuk menghasilkan aplikasi asli dan materi yang menyertainya, serta catatan kontemporer yang Anda buat pada aplikasi tersebut.Jika Anda mengikuti praktik perekrutan dan perekrutan terbaik, materi itu akan memberikan pembenaran obyektif untuk Anda yang belum mempekerjakan pelamar.
