Majikan bertanggung jawab untuk memelihara dan menyimpan catatan personil untuk periode tertentu. Jenis catatan personel yang disimpan dalam file menentukan jumlah waktu yang harus disimpan. Semua catatan personel perlu disimpan di tempat yang aman namun mudah diakses.
Satu tahun
Ada beberapa catatan personel yang perlu disimpan setidaknya satu tahun setelah karyawan meninggalkan perusahaan. Ini termasuk semua catatan tindakan ketenagakerjaan, seperti promosi, transfer dan pemutusan hubungan kerja, dan setiap tes pra-kerja, catatan keluhan dan tindakan hukum.
Dua atau tiga tahun
Catatan terkait pembayaran, seperti penghasilan, kartu waktu, jadwal, dan tingkat pembayaran, harus disimpan selama dua tahun setelah pemutusan hubungan kerja karyawan. Catatan penggajian yang sebenarnya harus disimpan selama tiga tahun setelah pemecatan karyawan. Semua dokumen yang berkaitan dengan Family and Medical Leave Act perlu disimpan dalam file selama tiga tahun juga.
Lima tahun
Menurut Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja, setiap informasi, termasuk ringkasan rincian, yang berkaitan dengan cedera atau penyakit akibat kerja harus disimpan selama lima tahun. Namun, setiap ujian medis yang diwajibkan oleh hukum karena cedera atau penyakit akibat kerja harus disimpan selama 30 tahun.
