Kita semua bekerja di kantor yang kacau - kertas dan bahan-bahan lain telah menumpuk di tumpukan, staf frustrasi dan tidak yakin tentang tanggung jawab mereka, dan manajemen tidak senang dengan apa yang sedang dilakukan staf. Bagaimana Anda bisa membuat kantor berjalan dengan lancar? Memiliki prosedur yang jelas untuk diikuti staf akan membantu segala hal lainnya terjadi - Anda akan memiliki kantor yang lebih bersih, staf yang lebih bahagia dan lebih produktif, dan manajer yang lebih baik dalam waktu singkat.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Kertas
-
Buku catatan
Buat Protokol
Teliti bidang-bidang organisasi yang tidak jelas dengan menulis survei dan survei staf. Tanyakan kepada staf apa yang tidak jelas tentang mereka, apakah itu peran dan tanggung jawab mereka, kepada siapa mereka melapor, atau bagaimana melakukan prosedur tertentu dengan benar.
Buat buku pegangan karyawan berdasarkan pada apa yang karyawan perlu klarifikasi. Juga termasuk kebijakan standar perusahaan, termasuk informasi tentang lingkungan kantor. Staf perlu tahu bahwa surat-surat harus diajukan tepat waktu, untuk meluruskan meja mereka sebelum meninggalkan pekerjaan, dan untuk melakukan bagian mereka untuk menciptakan ruang kerja yang bersih.
Buat prosedur operasi standar, atau SOP. SOP adalah instruksi tertulis yang mendefinisikan siapa, apa, di mana, mengapa, dan bagaimana setiap tugas. Buat SOP untuk setiap tugas yang ingin Anda ikuti staf. Sertakan paragraf ringkasan tentang proses tersebut, petunjuk langkah demi langkah tentang cara melakukannya, dan daftar sumber daya jika mereka membutuhkan informasi lebih lanjut. Masukkan tanggal di masa depan, 6 hingga 12 bulan lagi, ketika SOP ini akan ditinjau dan diperbarui. Juga sertakan nama dan detail kontak untuk orang dalam organisasi yang bertanggung jawab atas prosedur itu - dengan cara itu, staf tahu siapa yang harus dihubungi untuk informasi lebih lanjut. Tempatkan semua SOP di buku catatan dan buat ini dapat diakses oleh semua staf sehingga mereka mencari prosedur jika mereka perlu memeriksa sesuatu. Tulis SOP baru untuk prosedur baru yang muncul dan tambahkan ke buku.
Latih Staf dan Terorganisir
Berikan buku pegangan karyawan kepada semua karyawan saat ini segera setelah selesai dan kepada karyawan baru ketika mereka dipekerjakan. Karyawan dapat meningkatkan cara kantor dijalankan jika mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka.
Latih karyawan tentang semua SOP yang berlaku untuk mereka. Mintalah staf yang bertanggung jawab untuk prosedur melatih staf lain satu per satu atau dalam kelompok. Latih staf pada semua prosedur setelah dikembangkan, sehingga staf jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka ketika melakukan prosedur itu.
Adakan hari pembersihan semua staf untuk mengatur kantor. Ini seharusnya tidak harus sering dilakukan. Setelah membaca buku pegangan karyawan dan dilatih tentang SOP baru, staf harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan.
Kiat
-
Ajak staf untuk retret di luar kantor untuk pelatihan lebih lanjut.
