Tujuan utama dari alat manajemen proyek adalah untuk membantu manajer merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan semua aspek dari proses manajemen proyek. Perusahaan mengandalkan alat-alat utama untuk mengelola proyek untuk memastikan bahwa setiap tugas diselesaikan tepat waktu dan menyeimbangkan beban kerja staf untuk manajemen waktu yang optimal. Karena alat manajemen proyek meningkatkan efisiensi sumber daya dan memastikan ruang lingkup proyek, alat tersebut sangat penting bagi manajer proyek yang terlibat dengan proyek besar dan kompleks.
Estimasi, Perencanaan, dan Pelacakan
Memproyeksikan alat manajemen seperti rencana proyek, penugasan tugas, anggaran proyek dan grafik Gantt - diagram batang untuk proyek perencanaan dan penjadwalan - memungkinkan manajer proyek untuk secara efektif memperkirakan, merencanakan, dan melacak proyek. Bahkan, banyak yang melihat pengembangan rencana proyek sebagai fase paling kritis dalam proses manajemen proyek. Alat manajemen proyek memungkinkan manajer untuk secara jelas menentukan tujuan dan sasaran.
Menetapkan dan Menjadwalkan Sumber Daya
Alat manajemen proyek sangat penting dalam bidang sumber daya. Alat-alat seperti Gantt chart dan pelaporan waktu dan biaya sumber daya memungkinkan manajer proyek untuk menetapkan dan menjadwalkan sumber daya. Kemampuan ini mulai digunakan di bidang manufaktur dan produksi khususnya.
Jenis Alat Manajemen Proyek
Banyak aplikasi manajemen proyek awal adalah alat tujuan umum yang tidak dirancang untuk aspek tertentu dari manajemen proyek atau untuk industri tertentu. Sekarang, pengembang perangkat lunak telah menciptakan alat manajemen proyek yang menargetkan industri tertentu. Dan alat manajemen proyek ini datang dalam berbagai jenis: alat berbasis kertas, seperti templat, daftar periksa dan formulir; alat otomatis, yang bisa berada di komputer lokal untuk pengguna utama atau berada di server jaringan untuk pengguna yang berbeda; dan alat berbasis web.
Perangkat Lunak Gratis vs. Perangkat Lunak Biaya
Perangkat lunak manajemen proyek gratis tersedia untuk manajer proyek. Perangkat lunak tersebut mencakup aplikasi desktop dan layanan berbasis web. Meskipun gratis, mereka dapat menyaingi aplikasi berbasis biaya dalam hal manfaat dan fitur. Meskipun demikian, perangkat lunak bebas mungkin tidak memiliki fitur mendasar yang cukup untuk beberapa profesional manajemen proyek - tidak cukup skalabilitas, interoperabilitas terbatas, portabilitas tidak mencukupi, waktu respon cepat tidak memadai - membuat aplikasi berbasis biaya lebih disukai untuk kebutuhan organisasi mereka.
