Ada saat-saat ketika Anda perlu mengubah deskripsi pekerjaan karyawan atau ketika Anda perlu menetapkan tugas pekerjaan tertentu kepada karyawan untuk proyek khusus atau untuk periode waktu yang terbatas seperti periode liburan karyawan lain atau cuti. Apa pun kondisinya, komunikasi merupakan elemen penting dalam menetapkan pekerjaan. Komunikasi dapat membuat perbedaan antara kinerja yang sangat baik dan pekerjaan yang tidak lengkap.
Tentukan alasan untuk menetapkan pekerjaan kepada karyawan Anda. Proses penugasan pekerjaan berbeda untuk mendesain ulang deskripsi pekerjaan daripada proses penugasan tugas untuk proyek tim. Mendesain ulang deskripsi pekerjaan relatif mudah karena Anda memiliki kanvas kosong untuk mulai menetapkan tugas. Misalnya, jika Anda perlu menetapkan pekerjaan untuk asisten eksekutif, lakukan penelitian tentang tugas-tugas khas asisten untuk manajemen tingkat atas. Di sisi lain, jika tim Anda mengerjakan proyek tertentu, tentukan tugas mana yang merupakan bagian dari total proyek dan tentukan sumber daya karyawan yang tersedia untuk Anda.
Inventarisasi keterampilan, pengalaman, dan kemampuan karyawan Anda. Selain itu, tanyakan kepada karyawan tentang pengalaman kerja dan minat karier mereka sebelumnya. Menurut Women's Media, mendelegasikan secara efektif membutuhkan perhatian pada serangkaian keterampilan karyawan. Ini menyatakan: "Pastikan Anda mendelegasikan kepada seseorang yang berhasil menyelesaikan tugas yang ada." Ini adalah kesempatan Anda untuk memotivasi karyawan yang ingin menunjukkan kemampuan mereka dan meningkatkan nilai mereka kepada organisasi.
Bangun daftar tugas. Gunakan ulasan resume, lamaran, dan masukan karyawan untuk menentukan siapa yang memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Jika Anda memiliki dua karyawan atau lebih yang memiliki kualifikasi yang sama dan memiliki minat untuk melakukan pekerjaan yang sama, cari cara untuk membagi tanggung jawab sehingga satu karyawan tidak diunggulkan di atas yang lain.Jika hanya ada sedikit perbedaan dalam kualifikasi karyawan, pertimbangkan untuk menugaskannya kepada karyawan dengan kualifikasi terbaik dan menunjuk seorang pengganti jika seorang karyawan saja tidak dapat menyelesaikan tugasnya.
Kembangkan metode komunikasi yang menjelaskan pekerjaan yang ditugaskan, kualifikasi dan harapan yang diperlukan. Ini adalah langkah paling penting dalam menetapkan tugas pekerjaan, oleh karena itu komunikasi Anda harus jelas dan harus membahas setiap elemen pekerjaan. Hasil yang diharapkan dan harapan kerja adalah bagian dari standar kinerja Anda. Standar kinerja adalah pengukuran yang Anda gunakan untuk penilaian kinerja. Sampel standar kinerja untuk pekerjaan yang ditugaskan dapat "Gunakan Microsoft Access untuk memasukkan 100 catatan penjualan per minggu dengan setidaknya akurasi 98 persen." Dengan menggunakan contoh ini, Anda menetapkan tugas baru serta menetapkan standar kinerja untuk dimasukkan ke dalam penilaian kinerja karyawan.
Diskusikan tugas baru dengan karyawan. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan tentang bagaimana melakukan tugas, tenggat waktu dan kepada siapa karyawan harus mengarahkan pertanyaan tentang penugasan. Ini adalah bagian dari metode komunikasi Anda. Anda harus dapat sepenuhnya menjelaskan tugas, mengapa itu penting bagi organisasi, keterampilan apa yang diperlukan dan bagaimana karyawan mendapat manfaat dari mengambil tugas baru. Karyawan yang tertarik dalam pengembangan karir atau peningkatan keterampilan tertarik untuk mempelajari bagaimana mereka mendapat manfaat dari menerima tanggung jawab baru.
