Mengkomunikasikan penugasan tugas tambahan melalui memo internal perusahaan adalah cara yang baik untuk membangun akuntabilitas dan memastikan karyawan Anda memahami tugas-tugas baru. Sama seperti yang Anda lakukan dengan memo bisnis lainnya, buat memo itu singkat dan mudah dengan memasukkan hanya sebanyak mungkin informasi yang diperlukan bagi karyawan untuk memahami instruksinya.
Format Memo
Tulis judul yang jelas dan deskriptif. Jika Anda mengirim memo melalui email, masukkan juga judul di bidang subjek, beri tag pada email dengan tanda penting tinggi dan sertakan tanda terima baca. Meskipun Anda umumnya harus mengikuti format memo umum dengan memasukkan header, pernyataan pembukaan, segmen tugas dan penutup, diskusi dan bagian ringkasan biasanya tidak diperlukan. Di segmen tugas, gunakan daftar angka atau poin-poin untuk mengidentifikasi dan menyoroti tugas baru atau tambahan.
Konten Informasi
Segmen pembukaan dan tugas adalah bagian paling penting dalam jenis memo ini. Berikan informasi latar belakang yang diperlukan di bagian pembuka. Misalnya, beri tahu karyawan mengapa Anda menugaskan tugas tambahan dan kapan tugas baru ini akan dimulai. Berikan tanggal dan waktu untuk setiap rapat yang mungkin terjadi sebelum karyawan mengambil tugas tambahan. Jika perlu, berikan titik kontak yang dapat dirujuk karyawan untuk pertanyaan. Tentukan setiap tugas tambahan - jelas dan penuh - di segmen tugas. Tutup memo dengan ucapan terima kasih singkat dan dukungan tulus.
