Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan peralatan, perangkat lunak, persediaan, staf, atau sumber daya lain yang Anda butuhkan jika Anda berfokus pada manfaatnya bagi perusahaan Anda, daripada hanya diri Anda sendiri atau departemen Anda. Menentukan bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan membantu mengurangi biaya atau meningkatkan laba akan membantu Anda membuat argumen yang kuat setiap kali Anda meminta bantuan lebih lanjut.
Temukan Pimpinan Anda
Kalimat utama adalah pembukaan yang memberi tahu pembaca mengapa surat itu penting. Putuskan pernyataan utama yang ingin Anda buat untuk membenarkan permintaan Anda akan sumber daya tambahan dan gunakan itu untuk memulai surat Anda. Ini bisa menjadi pernyataan luas, seperti mengatakan bahwa sumber daya yang Anda minta akan membantu meningkatkan penjualan atau memangkas biaya. Anda kemudian memberikan dukungan untuk klaim Anda di badan surat itu.
Misalnya, jika Anda meminta perangkat lunak baru untuk departemen akuntansi, Anda dapat memulai surat Anda dengan, “Saya ingin meminta dua lisensi perangkat lunak ABC untuk departemen akuntansi, yang akan membantu perusahaan mengurangi jumlah pesanan yang hilang dan meningkatkan pendapatan perusahaan. ”Anda kemudian akan menjelaskan bahwa perangkat lunak akan memungkinkan Anda untuk memproses dan menyetujui akun pelanggan baru lebih cepat, menghasilkan pengiriman pesanan lebih cepat, dan membantu mengumpulkan piutang lebih cepat.
Dapatkan Dukungan
Tulis daftar orang-orang yang akan mendapat manfaat dari permintaan Anda selain mereka yang akan langsung menggunakan sumber daya. Misalnya, jika Anda meminta sumber daya yang akan membantu Anda melakukan pemeriksaan kredit lebih cepat pada calon pelanggan, ini akan membantu departemen penjualan Anda menghindari kehilangan pelanggan yang terus berbelanja untuk vendor lain sambil menunggu persetujuan. Hubungi departemen penjualan dan minta mereka untuk menggunakan dukungan mereka atas permintaan Anda. Cari masalah yang sumber daya baru Anda akan selesaikan dan temukan orang-orang yang terkena dampak masalah tersebut.
Jalankan Bilangan
Tulis daftar cara permintaan Anda akan menghemat uang perusahaan atau meningkatkan penjualan. Bahkan jika Anda meminta sumber daya untuk sesuatu yang memiliki manfaat yang tampaknya tidak berwujud, Anda mungkin masih dapat menemukan manfaat finansial. Misalnya, jika Anda ingin sumber daya memulai program kesehatan karyawan, temui departemen SDM Anda untuk menentukan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk absensi, klaim asuransi kesehatan, pergantian karyawan, klaim kompensasi pekerja, dan kerugian produktivitas lainnya yang dapat dikurangi oleh program kesehatan atau mengurangi.
Daftar Manfaat Kualitatif
Beberapa manfaat yang akan diberikan oleh sumber daya yang Anda minta mungkin tidak mudah dikuantifikasi, tetapi atasan Anda masih dapat melihat bagaimana mereka akan secara positif memengaruhi perusahaan.Manfaat seperti itu mungkin termasuk peningkatan semangat kerja karyawan, penurunan turnover, peningkatan kepuasan pelanggan, penurunan pengembalian pelanggan, dan peningkatan produktivitas dan efisiensi.
Tampilkan Rasio Biaya / Manfaat
Jika memungkinkan, selesaikan surat Anda dengan menunjukkan rasio biaya / manfaat dari permintaan Anda. Buatlah daftar semua biaya yang terkait dengan permintaan Anda, kemudian daftarkan manfaat kuantitatif dan kualitatif yang memberi Anda sumber daya yang diminta akan menyediakan. Tulis surat Anda menggunakan "Katakan kepada mereka apa yang akan Anda beri tahu mereka. Memberitahu mereka. Katakan kepada mereka apa yang Anda katakan kepada mereka, ”format, dimulai dengan petunjuk kuat, mendukungnya di badan surat, dan diakhiri dengan rekap.
