Sekarang, lebih dari sebelumnya, bisnis meminta karyawan untuk memberikan bukti untuk segala hal, mulai dari biaya perjalanan hingga membuktikan anak-anak mereka benar-benar keturunan biologis mereka untuk keperluan asuransi. Di tengah-tengah dokumentasi ini adalah departemen sumber daya manusia karena dalam organisasi yang paling kecil hingga menengah departemen ini adalah pusat untuk semua dokumentasi karyawan. Ketika manfaat Anda dibatalkan atau Anda memiliki masalah dengan W-2 atau gaji Anda, departemen sumber daya manusia adalah tempat untuk memulai penyelidikan Anda.
Ketikkan tanggalnya. Lewati satu baris, dan ketikkan nama dan judul penghubung Anda di departemen sumber daya manusia. Pada baris terpisah, ketikkan nama departemen, nama organisasi dan alamat. Lewati baris tambahan dan ketik "Dear Mr./Ms. (Nama belakang)" diikuti oleh titik dua. Jika Anda tidak tahu nama orang yang bertanggung jawab atas banding di departemen sumber daya manusia, teleponlah dan cari tahu sehingga Anda dapat memasukkan namanya di surat Anda. Surat yang ditulis untuk orang tertentu lebih mungkin untuk dibaca dan ditindaklanjuti daripada surat umum yang ditujukan kepada departemen secara keseluruhan.
Buka surat dengan mengidentifikasi diri Anda dengan nama Anda, nomor ID karyawan dan departemen, jika berlaku. Jelaskan bahwa Anda mengajukan banding atas keputusan yang dibuat departemen sumber daya manusia. Jelaskan keputusan secara rinci, dan sertakan salinan dokumentasi yang Anda terima, seperti surat.
Berikan sisi cerita Anda, dan berikan bukti untuk mendukung klaim Anda. Misalnya, jika asuransi Anda dibatalkan karena sumber daya manusia mengklaim bahwa Anda tidak membayar premi, berikan bukti seperti kwitansi perusahaan asuransi atau bayar stub yang menunjukkan bahwa premi asuransi dikurangkan dari gaji Anda. Gunakan nada yang sebenarnya. Kesalahan terjadi, dan marah pada penerima kemungkinan tidak akan membantu kasus Anda.
Berterimakasihlah kepada penerima atas waktunya, dan tawarkan untuk bertemu dengannya untuk membahas segala pertanyaan yang dia miliki. Berikan nomor telepon dan alamat email Anda sehingga dia dapat menghubungi Anda.
Ketik "Hormat," dan lewati tiga baris. Ketikkan nama dan judul lengkap Anda. Cetak surat pada kop surat perusahaan dan tandatangani di atas nama yang Anda ketik.
