Memantau dan mengevaluasi prosedur pengadaan merupakan bagian integral dari manajemen organisasi. Proses pengadaan pantas mendapat perhatian tinggi dari manajemen untuk memastikan bahwa ia tidak menjadi korban penipuan dan korupsi. Prosedur pengadaan harus mencakup kontrol yang efektif untuk mencapai akuntabilitas dan transparansi. Pemantauan dan evaluasi yang berkelanjutan dari manajemen atas proses pengadaan menetapkan integritas dan kepatuhan terhadap hukum dan standar etika.
Identifikasi kontrol internal yang ada dan apakah kontrol beroperasi seperti yang dirancang. Seharusnya tidak ada peluang untuk kontrol yang akan ditimpa. Kontrol internal utama untuk dinilai meliputi pemisahan tugas, kontrol pengawasan, kontrol penerimaan, kontrol otorisasi, dan kontrol perekaman.
Kembangkan daftar periksa kepatuhan untuk menentukan apakah prosedur pengadaan diikuti. Daftar periksa harus dirancang dengan kolaborasi dari karyawan dan manajemen. Dengan berpartisipasi dalam pengembangan daftar periksa, karyawan pada dasarnya dilatih dan memiliki kesadaran yang lebih besar terhadap proses tersebut. Daftar periksa kepatuhan yang baik memperkuat prosedur yang ada dan menerjemahkan tujuan keadilan, keterbukaan, dan persaingan.
Lakukan penilaian risiko untuk memetakan atau mengidentifikasi kemungkinan kekhawatiran, kelemahan atau bidang-bidang berisiko tinggi. Dengan mengidentifikasi indikator atau "bendera merah," organisasi dapat memastikan bahwa kontrol internal yang memadai tersedia untuk mencegah penyimpangan. Dengan mengidentifikasi risiko, konflik kepentingan dan insiden penipuan dan korupsi dapat dikurangi.
Lacak pengadaan spesifik melalui seluruh proses pengadaan. Pertimbangkan apakah pengadaan disediakan untuk kompetisi terbuka dan apakah transparan dan bebas dari diskriminasi kepada pemasok tertentu. Menentukan apakah metode pengadaan yang digunakan sesuai untuk barang atau jasa yang diperoleh dan memastikan bahwa itu didokumentasikan secara memadai.
